Por isso, uma boa gestão de NF-e é essencial para evitar problemas com o fisco e dores de cabeça desnecessárias. A automação do gerenciamento de notas é uma das formas de agilizar e otimizar o processo, garantindo mais segurança e rapidez. Além desta, listamos algumas recomendações para uma gestão de notas mais simples, segura e econômica. Avalie as dicas e discuta com sua equipe como elas podem ajudar sua gestão contábil.
As notas fiscais não são apenas uma exigência da Receita Federal para comprovar o recolhimento de impostos. Dentro de sua empresa, elas são excelentes fontes de informação sobre o andamento de seus negócios. Com as NF-e, é possível saber, por exemplo, quanto você vendeu no mês, quanto pagou de impostos e ter um panorama real de suas receitas e despesas, proporcionando mais eficiência ao gerenciamento do fluxo de caixa. Por tudo isso, administrar corretamente esses documentos não é apenas uma maneira de atender às exigências legais, mas também uma boa forma de melhorar sua gestão.
Mesmo que sua empresa seja de pequeno porte, a gestão de notas fiscais pode ser uma tarefa trabalhosa, já que envolve, além da emissão, questões como cálculo de impostos, arquivamento, organização e envio para os clientes. Por isso, o mais indicado é ter um contador para a gestão de suas NF-e. Além de conhecer a fundo a legislação, o contador poderá usar as informações para gerar relatórios valiosos para sua empresa e que podem contribuir muito para que você tenha uma visão mais detalhada de seus negócios e, assim, mais segurança na tomada de decisões.
Hoje em dia, há várias opções de softwares que contribuem para que você realize suas operações com mais agilidade, aumente a produtividade, evite falhas humanas e ainda reduza custos em sua empresa. No caso da gestão de notas fiscais, contar com um programa de gerenciamento é uma forma realmente comprovada de agilizar esse processo com segurança. Com um bom emissor de NF-e, você automatiza toda a operação de cálculo de impostos, emissão de notas, geração de arquivos XML e HTML obrigatórios, envio aos clientes por e-mail e arquivamento eletrônico dos documentos. Assim, você gasta muito menos tempo e realiza todas essas ações de forma mais segura. Para testar a plataforma da DIGISAN gratuitamente, basta clicar aqui Nós oferecemos cálculo automático de impostos, possuímos sistema integrado com o seu contador e ainda garantimos segurança em todas as suas emissões de NF-e e NFC-e. .
A Receita Federal determina que as notas fiscais fiquem arquivadas por um período mínimo de 5 anos e os documentos podem ser solicitados se houver uma fiscalização em sua empresa. De acordo com a lei, os arquivos válidos para comprovar a autenticidade de suas NF-e são os XML e, sem eles, você fica sujeito a multas. Para evitar problemas em uma possível auditoria, o ideal é arquivar tanto as notas físicas quanto digitais. No caso de notas impressas, elas devem ficar em um local seguro, mas de fácil acesso, como gaveteiros separados por categorias e classificações. Já o arquivamento eletrônico não deve se restringir ao seu computador, CDs ou HDs externos; ter um arquivo online é bastante recomendável.
Se a gestão de suas notas fiscais é feita em sua própria empresa e não por um contador, é preciso ter rotinas claras para as tarefas, incluindo o preenchimento, emissão e armazenamento. Também é importante ter uma pessoa específica com a função de verificar as notas, para garantir que estejam corretas. Com essa padronização, é possível identificar com mais facilidade os responsáveis por cada tarefa e tornar os processos mais rápidos e seguros. Além disso, em caso de fiscalização, se o responsável pela organização das notas não estiver na empresa, outra pessoa pode fazer a apresentação dos documentos sem transtornos.
Tão importante quanto emitir suas notas corretamente, a consulta de notas fiscais que chegam à sua empresa é essencial para evitar problemas no futuro. Mesmo assim, muitas empresas ainda não têm essa prática e ficam sujeitas a fraudes e problemas no caso de uma fiscalização. A consulta pode ser feita pelo portal da Sefaz e permite identificar alguma inconsistência ou irregularidade. Outro ponto importante é garantir que a entrada de algum produto em sua empresa seja acompanhada pela nota fiscal e não apenas pelo Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFe), uma representação simplificada da NF-e, mas que não tem validade jurídica.
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Para cada situação específica, deve ser emitido um tipo de nota. Conhecer suas finalidades é uma boa forma de evitar erros e problemas com o fisco. Veja, a seguir os tipos de nota fiscal:
Como você viu neste artigo, a gestão de NF-e pode ser simplificada com algumas práticas em sua empresa. Contar com a ajuda de profissionais especializados e de um software de gerenciamento confiável é uma boa maneira de manter o controle de suas notas fiscais e tornar as tarefas mais rápidas, fáceis e seguras. Para facilitar a gestão fiscal do seu negócio, conheça as soluções oferecidas pela DIGISAN. Nosso emissor de notas fiscais eletrônicas permite emissão de NF-e ilimitada, cálculo automático de impostos e integração com seu contador, além de outros benefícios. Entre em contato e faça um teste grátis com a DIGISAN.
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