Como melhorar a comunicação entre contador e cliente?

Um dos grandes gargalos na relação entre pequenos escritórios contábeis e seus clientes costuma ser a comunicação. E estamos falando tanto do relacionamento do contador com seus clientes quanto da clareza das informações repassadas.Uma boa comunicação entre contador e cliente é importante porque todo empresário precisa de informações claras e objetivas sobre os números do seu negócio e sobre sua gestão fiscal, tanto para evitar problemas com a fiscalização quanto para monitorar o desempenho do negócio e ajudar na tomada de decisões.O que acontece é que, em muitos casos, os donos de negócios têm dificuldade para preencher documentos fiscais ou para entender números e códigos que aparecem em seus relatórios, e aqui o trabalho do contador faz toda diferença.Mas como melhorar essa comunicação e realmente contribuir para melhorar essa gestão fiscal do negócio do cliente?Neste artigo listamos algumas dicas para diminuir os ruídos nessa relação e para que cliente e contador trabalhem juntos pelo crescimento do negócio.Acompanhe!

Conhecer a realidade da empresa

O contador é um parceiro estratégico do negócio do cliente, e seu trabalho pode fazer toda diferença na realidade da empresa. Mas, para isso, é preciso que o contador entenda a realidade do empresário e do seu negócio, suas necessidades, seus pontos fortes e fracos.O primeiro passo é conhecer a realidade administrativa e financeira da empresa.A análise do fluxo de caixa e do fechamento mensal oferece um excelente material para que o contador tenha um cenário realista e preciso do negócio do seu cliente e, a partir daí, ser possível orientar melhor o cliente.Essa comunicação pode se tornar ainda mais confiável e prática se houver um sistema integrado de gestão fiscal entre as duas pontas, permitindo que o contador tenha acesso a números e dados com mais rapidez e segurança.

Adequar a linguagem ao perfil do cliente

Você já ouviu falar no conceito da "maldição do conhecimento"? É o hábito que muitos especialistas têm de se comunicar de acordo com seu próprio nível de conhecimento, usando expressões, termos e jargões técnicos que são familiares para ele, mas não para o outro.Mas o que acontece é que, na prática, cada empresário tem um nível diferente de conhecimento, e essa comunicação precisa ser pensada para atender às necessidades específicas de cada um. Assim, o contador deve ser capaz de responder, desde as dúvidas mais simples às mais complexas, com a mesma clareza.Em alguns casos, o empresário já acumula uma boa experiência e tem uma maior capacidade para acompanhar as análises e informações repassadas pela contabilidade. Já em outros, o dono da empresa pode ser um marinheiro de primeira viagem, que ainda está se acostumando com as nomenclaturas, legislações e exigências do meio contábil.Nesse caso, a linguagem do contador precisa ser mais didática e simples, a fim de que ele seja compreendido e evite que falhas na comunicação acabem resultando em decisões equivocadas ou em retrabalho para seu escritório contábil.

Considerar o volume de informações

Assim como a qualidade, a quantidade de informação que o contador repassa ao cliente também pode interferir em uma boa comunicação.Jogar uma avalanche de dados e números sobre o cliente pode causar confusão e levar a erros. Por outro lado, oferecer informações insuficientes também não é o ideal, podendo causar dúvidas e deixar no cliente a sensação de não estar sendo bem atendido.Em ambos os casos, há um risco maior de o cliente tomar decisões erradas por falhas na comunicação, o que, além de prejuízos, pode gerar desconfiança quanto às orientações do contador.Para evitar esse tipo de problema, acostume-se a sempre pedir um feedback do cliente, de forma a avaliar se ele realmente entendeu o que foi dito.

Usar a tecnologia a seu favor

Não é só nas relações pessoais que a tecnologia favorece o diálogo. Também nos negócios, ela é parte fundamental de uma boa comunicação entre contador e cliente.Ferramentas tecnológicas possibilitam, por exemplo, agilizar reuniões que seriam adiadas ou canceladas por falta de tempo ou alguma viagem. Uma reunião online torna possível a discussão de assuntos importantes para a empresa, o que poderia não ocorrer devido a incompatibilidade de agendas e imprevistos.Além disso, um contador que atende a muitas empresas pode criar mecanismos para se comunicar com todas elas (ou grande parte delas), por meio de recursos tecnológicos. Uma dica é produzir vídeos, infográficos e outros materiais informativos, que tratem de questões mais abrangentes e permitam sanar dúvidas coletivas de uma forma simples e prática.Armazenar em nuvem, tanto esse tipo de conteúdo quanto os específicos de cada empresa, é outra vantagem da tecnologia. Hoje em dia, há sistemas que oferecem esse recurso e possibilitam que empresa e o escritório contábil compartilhem dados, documentos e planilhas com mais segurança e praticidade do que manter tudo no computador ou em arquivos externos.Contar com um sistema de gestão fiscal integrado talvez seja o recurso tecnológico que mais contribua para melhorar a comunicação e o compartilhamento de informações entre cliente e contador.Um sistema de gestão de notas fiscais, por exemplo, limita a possibilidade de erros de preenchimento, colocando cliente e contador em um canal direto de informações sobre o negócio, dando acesso aos dados quase que em tempo real.O resultado é mais produtividade e menos risco de erros durante os processos.

Simplificar é o melhor caminho

Estar atento às necessidades, ao perfil e à realidade da empresa é uma boa forma de garantir uma boa comunicação entre cliente e contador, mas há formas de tornar essa comunicação ainda mais eficiente.Uma delas é buscar soluções que contribuam com o diálogo e simplifiquem a comunicação direta e indireta no dia a dia.A DIGISAN oferece um programa de parceria para contadores, que busca aumentar a produtividade e a consistência das informações, por meio da integração da contabilidade com o cliente, além de oferecer muitas vantagens e benefícios ao contador e seu escritório. Para mais informações e saber como participar, acesse nosso site e se torne um contador parceiro DIGISAN.

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