DANFE online: o que é, quando e como emitir gratuitamente

DANFE é a sigla utilizada para Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), responsável por regularizar a circulação de produtos no comércio. Ele é uma documentação que resume os dados de qualquer nota fiscal emitida pela empresa. 

Para te orientar sobre a emissão do DANFE online gratuitamente, assim como te guiar em outras informações úteis, acompanhe este artigo. 

Quando o DANFE é obrigatório?

O DANFE é obrigatório para processos de logística e tráfego de mercadorias estadual ou interestadual. Ou seja, ele é responsável por regularizar a circulação de produtos, por parte de empresas registradas na Secretaria da Fazendo do seu estado e autorizadas a emitir NF-e.

O não cumprimento à emissão deste documento, deixa a empresa sujeita a multas por parte de órgãos fiscalizadores do governo.

Por que a NF-e não é suficiente?

É muito comum se pensar que o DANFE online substituiria a nota fiscal eletrônica e vice-versa, mas trata-se de documentos distintos.

Enquanto a NF-e tem validade jurídica, e precisa ser guardada por, no mínimo, 5 anos para prestação de contas junto à Receita Federal; o DANFE online é o documento complementar à nota fiscal, não possui validade jurídica, mas serve para regularizar o transporte de produtos.

Em caso de extravio do DANFE durante o transporte de mercadoria, por exemplo, é necessário fazer uma reimpressão do documento e encaminhá-lo ao transportador. Somente dessa forma, garante-se o transporte regular do produto.

Uma vez que o DANFE chega ao seu destino e é entregue ao destinatário junto com a mercadoria, ele deixa de ser necessário para a empresa que o emitiu.

É obrigatório imprimir o DANFE?

Sim. Uma das finalidades desse documento é justamente a de facilitar o acesso a informações contidas na nota fiscal eletrônica, que precisariam ser verificadas online, não fosse o DANFE impresso.

Desse modo, caso o veículo de transporte da sua mercadoria passe por uma fiscalização durante a viagem, o transportador precisará apresentar o DANFE, a fim de comprovar a legalidade da circulação daqueles produtos.

Utilidades gerais do DANFE 

Acompanhe as principais funções e utilidades do DANFE durante o transporte de suas mercadorias:

• regularizar a circulação de mercadorias;
• facilitar o acesso a informações que só estariam disponíveis online, não fosse o DANFE;
• comprovar a existência da NF-e;
• consultar a validade da NF-e;
• checar a existência de cartas de correção, quando necessário;
• auxiliar na escrituração contábil da transação;
• comprovar uma operação, obtendo assinatura de beneficiário, quando for o caso;
• prevenir a sua empresa de multas desnecessárias.

Formato padrão do DANFE online e informações contidas nele

O formato padrão do DANFE é o .xml (sigla para eXtensible Markup Language, uma linguagem de marcação voltada para documentos financeiros). Ele funciona como um resumo com as principais informações da NFe.

Informações contidas no DANFE:

• Chave de acesso da NF-e;
• Código de barras para facilitar o acesso à chave de acesso acima;
• Data e horário de saída da mercadoria;
• Placa do veículo;
• Transportadora;
• Natureza da operação;
• Descrição das mercadorias;
• Dados do destinatário e da empresa (razão social, CNPJ, Inscrição Estadual, endereço e telefone);
• Valores, seguros e impostos da transação.

O layout do documento é estipulado pelo Ministério da Fazenda. Portanto, caso você opte por utilizar uma solução de terceiros para emitir o DANFE online, é importante que ela siga o padrão federal.

Caso seja necessário utilizar mais de uma folha, é importante que alguns dados sejam mantidos no cabeçalho de cada página, como:

• a identificação da empresa que emitiu a NF;
• o número e a série da NF;
• o tipo de operação que levou à emissão da nota fiscal;
• o número total de folhas;
• o número de ordem de cada folha;
• o código de barras e a chave de acesso.

Composição da chave de acesso do DANFE

Os 44 dígitos da chave de acesso do DANFE representam, separadamente, as seguintes informações, na seguinte ordem:

• os 2 primeiros dígitos: o código do estado em que a empresa é registrada;
• os próximos 4 dígitos: o ano e mês da emissão da NF-e;
• os próximos 14 dígitos: o CNPJ da empresa;
• os próximos 2 dígitos: o modelo da NF-e;
• os próximos 3 dígitos: a série da NF-e;
• os próximos 9 dígitos: o número da NF-e;
• os próximos 9 dígitos: o código da NF-e gerado pelo sistema;
• o último dígito: o dígito verificador.

Como consultar NF-e através do DANFE?

Basta fazer uma consulta da nota pelo site da Secretaria da Fazenda, informando a chave de acesso do DANFE ou utilizar o código de barras presente no DANFE.

Sites para emitir DANFE online gratuitamente

Em geral, a emissão do DANFE online pode ser feita na mesma aplicação que a empresa utiliza para emitir notas fiscais. Isso evita riscos e garante mais qualidade ao processo administrativo. 

Então, se você utiliza o sistema de notas fiscais da Digisan, por exemplo, já terá o seu DANFE para notas fiscais de produtos emitido automaticamente e pronto para impressão.

Agora, para a emissão somente do DANFE de forma gratuita, você pode contar com os seguintes sites:

1. DANFE online;
2. FSist;
3. e.DANFE;
4. Web DANFE.‍

Como emitir o DANFE online: passo a passo

As etapas são muito simples, de acordo com o seu emissor de NF-e:

1. Você irá emitir a NF-e da mercadoria;
2. Em seguida, selecionar a NF-e de interesse para gerar o DANFE;
3. Imprimir o documento para acompanhar a mercadoria em trânsito.

Como o emissor de notas fiscais pode te auxiliar a ter uma rotina administrativa mais eficaz?

O software emissor de notas fiscais permite que os processos relacionados à coleta, armazenamento e gestão dos dados fiscais do negócio que são inseridos em uma NFe sejam feitos com mais agilidade e precisão. O próprio sistema permite o download e o gerenciamento do DANFE online.

Além disso, essa ferramenta auxilia na gestão de dados da empresa. O prestador de serviços poderá integrar o sistema com outras soluções, como o ERP, para otimizar a troca de informações, evitar riscos, reduzir erros operacionais e melhorar o aproveitamento dos recursos com um processo automatizado e eficiente.

Sua empresa emite NF-e no DF? Conheça o sistema Digisan!‍

Esse é um artigo do time Digisan que faz parte da editoria que contempla todo universo das notas fiscais. 

Para emitir o DANFE, você precisa, inicialmente, contar com uma gestão segura de suas notas fiscais eletrônicas. 

O sistema Digisan é até 5x mais rápido que o de concorrentes e permite uma gestão muito mais segura e agilizada de todas as suas notas, com preenchimento automático dos impostos e compartilhamento facilitado com o contador.

Nosso objetivo é te ajudar a reduzir tempo com burocracias, te permitindo focar no que for mais importante para o crescimento do seu negócio. ‍

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