Você sabia que o sistema tributário brasileiro foi eleito em 2019 o mais complexo do mundo pelo Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação? Apenas o ISS (Imposto Sobre Serviços) varia em cada município, resultando em milhares de legislações diferentes. Indo um pouco além, podemos nos surpreender com a complexidade de outros impostos, como PIS, COFINS, ICMS, IRPJ, CSLL, entre outros. Como resultado direto de todo esse emaranhado tributário, o trabalho de contadores e suas equipes acaba sendo extremamente complexo, resultando muitas vezes em equipes cansadas e desgastadas, o que pode levar à falta de motivação e aumentar as chances de erros.Neste artigo, a gente traz 5 dicas de como reduzir a sobrecarga em escritórios contábeis, protegendo a saúde física e mental de sua equipe, além de aumentar a produtividade!
Um escritório contábil organizado terá menos problemas com produtividade. Afinal, a sobrecarga geralmente ocorre quando há uma concentração de tarefas em poucos colaboradores ou curto período de tempo para execução. Isso pode ser evitado ao se definir metas e instituir prazos com antecedência com a sua equipe. Converse sobre as prioridades de cada mês e estabeleça prazos possíveis para a conclusão de cada uma das tarefas. Imprevistos acontecem e nem sempre será possível cumprir esses prazos. Porém ao planejar suas metas com antecedência, inclua sempre um “prazo reserva”, para garantir que caso qualquer imprevisto aconteça, ele não afete tanto a entrega pontual de demandas. Mas cuidado para o “prazo reserva” não acabar se tornando a nova data de entrega de todos os trabalhos.Se, ao definir as datas, seus colaboradores ainda estiverem apresentando dificuldades para entregar no prazo, converse com eles para compreender o que está acontecendo.
Muitas vezes, com a correria do dia a dia, o gestor não tem oportunidade de perguntar aos colaboradores como estão as rotinas de trabalho.Com isso, alguns (ou muitos) deles podem estar se sentindo sobrecarregados há algum tempo, mas sem ter abertura para compartilhar essa percepção. Para reduzir a sobrecarga em escritórios contábeis, abrir um espaço de conversa profissional com eles pode te ajudar a compreender como está o fluxo de trabalho e adotar medidas de redistribuição de demandas, caso seja necessário.
Delegar, visualizar e manter-se em controle do que está sendo realizado no escritório contábil pode ser uma tarefa difícil, especialmente quando se tem muitos clientes e projetos.A falta de um bom sistema de gestão, onde todas as informações possam ser encontradas de maneira mais rápida e intuitiva pode contribuir para o estresse diário e sobrecarga, tornando-se um grande problema no final das contas. Ao organizar seus projetos, times e demandas em um software de gestão de tarefas, por exemplo, tudo fica mais claro e fácil de visualizar. Além disso, economiza-se muito tempo e energia, já que as informações estão concentradas em um lugar só. Atualmente existem diversos softwares dessa espécie: Monday, Click Up e Asana são alguns exemplos. Busque conhecer as funcionalidades em cada um deles e considere adotá-los no seu escritório. Além disso, também é essencial padronizar códigos de produção com sua equipe. Quer um exemplo? Ao delegar uma tarefa de cor verde, por exemplo, a prioridade é baixa. Para o laranja é médio e para o vermelho, é urgente. É um sistema simples, mas ajuda seus colaboradores a priorizar tarefas e produzir mais e na hora certa.
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Em alguns casos, colaboradores podem estar sobrecarregados porque falta alguma qualificação técnica, por exemplo. Pode ser que o sistema seja difícil de usar e ele ainda não tenha dominado ou mesmo que existam técnicas mais modernas para otimizar suas rotinas de trabalho. Todos os campos de atuação profissional evoluem constantemente e com a contabilidade, não é diferente. Busque incentivar e promover (sempre que possível) treinamentos e maneiras de qualificar a sua equipe. Pense nisso como um investimento. Afinal, colaboradores qualificados têm mais habilidade para desempenhar tarefas do cotidiano e poderão produzir mais. Além disso, ao aprender coisas novas, eles também podem se sentir mais motivados.
As soluções tecnológicas devem ser vistas como suas maiores aliadas na hora de reduzir a sobrecarga em escritórios contábeis. Afinal, elas podem reduzir (e muito!) o trabalho burocrático e estritamente manual dos seus colaboradores, permitindo que dediquem mais energia às outras tarefas que demandam atenção e cuidado, como a contabilidade consultiva, por exemplo.
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Ao automatizar os seus processos, como o cálculo de impostos em notas fiscais, você ainda reduz a possibilidade de cometer erros e pode concluir tarefas com mais rapidez. E não é só isso que a tecnologia pode fazer por você: também pode melhorar sua comunicação com clientes (com envio de lembretes e notas automáticas), o armazenamento e acessibilidade dos seus documentos e integrar os diferentes processos da sua empresa. Se tudo isso parece bom demais para ser verdade, saiba que são todas funcionalidades disponíveis no emissor da DIGISAN.
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Esperamos que as dicas deste artigo te ajude na hora de reduzir a sobrecarga do seu escritório, gerando mais produtividade e menos desgaste em seus colaboradores (e em você também).Como vimos no artigo, com simples mudanças é possível produzir grandes melhorias em seus processos internos de trabalho.Uma outra ação que pode ser bastante benéfica para você e seu escritório é se tornar um contador parceiro DIGISAN e trazer seus clientes para usar nosso sistema, você recebe gratuitamente o sistema emissor da DIGISAN para emitir suas próprias notas fiscais, além de contar com a integração contábil com todos os seus clientes, por meio de uma plataforma pensada para aumentar a produtividade do seu escritório contábil.Não perca mais tempo e torne-se nosso parceiro!
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