3 dicas para gerenciar melhor seus arquivos XML da NF-e

Quando o assunto é nota fiscal eletrônica, os três principais termos que todo o empreendedor deve conhecer são: arquivos XML, NF-e e DANFE. Apesar de serem muito similares, cada um destes se refere a um segmento do documento fiscal, o que pode acabar gerando confusões.

Para muitas pessoas, apenas guardar o PDF de emissão de nota ou armazenar o DANFE já é o suficiente para cumprir com a obrigação fiscal de armazenamento de notas fiscais por um período mínimo de 5 anos.

Mas você sabia que a nota fiscal de fato é o arquivo XML? Ele é o único que possui validade jurídica e poderá ser utilizado para fazer declarações e comprovar transações diante do fisco. Por isso é tão importante armazená-lo com cuidado.

Acompanhe o artigo para descobrir as principais dicas de como gerenciar melhor os seus arquivos XML da NF-e e fique despreocupado com a sua gestão fiscal!

Importância dos arquivos XML da NF-e

Os arquivos XML, como mencionamos anteriormente, são a parte da nota fiscal que realmente apresenta valor jurídico e fiscal. Ao contrário do DANFE, um arquivo XML é estruturado em formato HTML e parece, à primeira vista, muitos códigos sem qualquer significado.

Porém, cada uma das linhas do documento corresponde às informações essenciais da transação realizada. Veja o significado dos códigos encontrados em um arquivo XML:

• Chave de acesso da NF-e: São 44 caracteres numéricos que identificam o documento de maneira única e permitem a sua posterior consulta no Portal da NF-e. Essa é a primeira informação disponível no arquivo XML.
• CUF(Código da Unidade da Federação) : identifica o Estado de emissão da nota
• Natureza da operação: identifica o caráter da transação; isto é, entrada ou saída de mercadorias. Pode ser encontrado após a indicação <nat0p>.
• Informações do emitente da nota: se você emitiu a nota, suas informações estarão aqui, introduzidas pelo código <emit>. Dentre as informações estarão contidos o endereço, CNPJ, CEP e afins.

• Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE): apresentará o código de identificação das unidades de produção do país.

• Código de Regime Tributário (CRT): diz respeito ao tipo específico de regime que a nota fiscal corresponde, influenciando no cálculo de impostos, por exemplo. As opções nesse caso podem ser 1, 2 e 3 que correspondem respectivamente ao Regime Simples Nacional, Simples Nacional (Com excesso sublimite de receita bruta) e Regime Normal.

• Informações do destinatário: Assim como foi o caso para as informações do emitente, aqui estarão contidas as informações inseridas para o destinatário da nota. O código que antecede esse segmento da nota é <dest>.

• CProd(Código do Produto): corresponde ao código do produto dentro da empresa.
• cEAN: código de barras da mercadoria
• NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul): código de 8 dígitos que identifica e distingue mercadorias importadas daquelas comercializadas no Brasil.

• CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações): identifica, a partir do primeiro dígito, se a operação é de entrada, saída ou transporte de mercadorias.

• ICMS, IPI, COFINS, PIS: são as sessões identificadoras dos impostos e tributos.
• modFrete: corresponde à modalidade do frete escolhida e pode ser 0,1,2 e 9.
• Assinatura Digital: representada pelo código <SignatureValue> é um algoritmo utilizado para validar a nota de acordo com o Certificado Digital do Emissor.
• Autorização da Secretaria da Fazenda: a última informação da nota, comprova que o documento foi aceito pela SENFA e possui validade jurídica.

Deu pra perceber quantas informações essenciais essas linhas de código possuem, não é mesmo? Este layout é padrão em todo o território nacional e requer programas especiais para a consulta, não podendo ser consultado em qualquer software.

A consulta às informações do documento ocorre por meio do Portal da Nota Fiscal mediante o informe da chave de acesso. Os softwares especializados em gestão de NF-e também possibilitam a visualização do conteúdo.

Quer saber por que o emissor DIGISAN é a melhor opção para seu negócio? Neste conteúdo do nosso Blog, a gente te dá 10 boas razões:

10 vantagens da DIGISAN para emissão de NF-e

Como gerenciar melhor seus arquivos XML da NF-e

Agora que você já sabe a importância do arquivo XML, confira as principais dicas para mantê-los armazenados de forma correta e mais acessível para consultas e envios.

1. Tenha um backup online de todos os documentos

Uma das facilidades que as notas fiscais eletrônicas trouxeram foi a facilidade de armazenamento, que dispensa armários físicos e resiste à ação do tempo. Contudo, a segurança dos seus arquivos XML só poderá ser assegurada se for realizada online, em uma nuvem criptografada.

Afinal, caso você apenas deixe os arquivos na memória do computador, eles estarão sujeitos à ação de vírus, problemas de funcionamento da máquina e até mesmo vulneráveis contra crimes cibernéticos.

Por outro lado, ao contar com um armazenamento criptografado de qualidade, você garante o máximo de proteção tanto das informações, quanto de conservação dos documentos mais importantes para sua empresa.

Lembre-se que esses documentos precisam ser facilmente acessíveis pelos próximos 5 anos! Então, vale a pena considerar o investimento em um software de confiança.

2. Procure um sistema que facilite a localização e consulta de arquivos XML

Como mencionamos anteriormente, não é qualquer software que pode exibir de maneira rápida as informações de um arquivo XML. Para poupar visitas ao Portal da Fiscal (que nem sempre está funcionando com a velocidade esperada), o software de gestão de NF-e é uma excelente alternativa!

Além de economizar tempo, com uma consulta mais rápida e eficiente, você poderá identificar as temidas “notas frias” e tomar ação antes que causem problemas para o controle financeiro do seu negócio.

A emissão de notas fiscais é algo que ainda causa dúvidas e falhas aí no seu negócio? Então não deixe de conferir este artigo do nosso Blog:

8 maiores erros de empresas ao emitir nota fiscal eletrônica

3. Escolha um emissor de nota fiscal especializado

A emissão de notas fiscais gratuitas ainda é possível pelo site da SEBRAE. Contudo, além de problemas de desempenho e rapidez na hora de emitir documentos, o emissor gratuito também não armazena seus arquivos XML em nuvem, apenas contando com um arquivo local, na máquina de instalação do software.

Isso, como pontuamos, é arriscado e pode levar à perda de documentos importantes. Para evitar dores de cabeça, considere investir num emissor de notas fiscais especializado, que conte com a integralização de sistemas.

Temos certeza que você sentirá a diferença na gestão não apenas dos seus arquivos XML, como em todos os processos fiscais do seu negócio.

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O bom armazenamento dos arquivos XML é essencial para garantir a saúde e autenticidade dos processos da sua empresa. Por isso, é um assunto que deve ser levado a sério.

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