Nota fria é uma nota fiscal falsa que visa encenar uma relação comercial que nunca existiu (a venda de um produto ou serviço), a fim de burlar o fisco. O ato é considerado crime e tem inúmeras consequências às empresas envolvidas. E o mais perigoso: o seu negócio pode ser envolvido na fraude sem que você nem mesmo saiba.
Saiba como proteger o seu negócio das notas frias, e conheça as consequências impostas aos fraudadores.
Dentre as fraudes fiscais que podem prejudicar a sua empresa, as notas frias são uma das mais temidas, justamente pela facilidade com que podem passar despercebidas até começarem a causar problemas.
As notas fiscais são importantes documentos que registram a ocorrência de transações comerciais, sejam elas referentes a serviços ou à venda de produtos. Todas as empresas devem emitir notas fiscais para estarem legalizadas frente à Secretaria de Fazenda e à Receita Federal.
Tendo isso em mente, notas frias são NF-e falsas, emitidas por terceiros com o objetivo de possibilitar operações ilícitas e esquemas de fraude. O problema é tão sério que contabilizou apenas em 2021, um prejuízo de 400 milhões de reais aos cofres públicos do Estado de São Paulo. De acordo com as notícias sobre o caso, o esquema utilizou cerca de 20 mil notas frias.
Porque o empreendedor não tem controle sobre elas: é uma decisão inteiramente da pessoa mal intencionada de utilizar os dados para levar a esquemas fraudulentos. O CNPJ e a Inscrição Estadual de todas as empresas são informações facilmente acessadas. Assim, qualquer estabelecimento pode ser vítima.
Para evitar o uso dos dados da sua empresa para iniciativas fraudulentas como essa, continue acompanhando o artigo.
Infelizmente não dá para evitar que outra pessoa emita notas com seu CNPJ. Por isso, para se manter seguro contra os riscos de notas frias é necessário realizar a checagem diária de notas fiscais no sistema da Secretaria da Fazenda.
Esse processo pode ser feito manualmente, a partir do Portal da Nota Fiscal Eletrônica, a partir do botão “Consultar NF-e”, listado logo na página principal como Serviços mais acessados.
A partir daí, com a chave de acesso dos documentos emitidos em um dia, deve-se verificar cada uma das notas, atentando-se para o número dos documentos. Essa informação costuma contar na parte direita e superior do DANFE, acompanhado da série. A razão para isso é bem simples: esses números não são aleatórios, e sim sequenciais, registrando cada uma das notas emitidas para o seu CNPJ. Assim, a sua primeira nota fiscal terá o número 000.001 e série 1, por exemplo. Apenas depois de emitir 999.999 notas, seus documentos passarão a ser classificados como série 2.
A resposta é: pela checagem dos números. Assim, se você checar diariamente todas suas notas e perceber que a relação crescente de números estiver pulando dígitos, é uma indicação de que algo está errado. O processo sempre irá continuar a partir da última nota emitida. Logo, se você não a tem, alguém tem. É esse o raciocínio.
Contudo, se você já pensou “quanto trabalho!”, saiba que não está sozinho(a). Muitos estabelecimentos emitem dezenas e até centenas de notas fiscais por dia, sendo inviável realizar essa tarefa sem apoio da tecnologia. Acompanhe a dica principal a seguir.
Para não deixar sua empresa vulnerável ao golpe de notas frias e refém de checagens manuais inviáveis, você pode (e deve!) contar com um sistema de emissão e gestão de notas fiscais especializado, como o da Digisan. Por meio da tecnologia de um gestor de NF-e, a checagem de documentos é automatizada, garantindo mais segurança e agilidade nas suas rotinas diárias e na gestão contábil do seu negócio.
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10 vantagens da DIGISAN para emissão de NF-e
Se você localizar uma nota fria durante suas checagens, a primeira coisa que precisa fazer é relatar o ocorrido à Receita Federal. Esse processo também pode ser realizado pelo Portal de Nota Fiscal Eletrônica, por meio da Manifestação do Destinatário. Por meio dele você indicará que não reconhece a nota fiscal emitida e que, portanto, trata-se de uma nota fria.
Com a ciência da Receita Federal, o documento poderá ser devidamente cancelado, e a sua empresa não sofrerá nenhum tipo de sanção.
As notas frias não são as únicas fraudes que podem prejudicar a sua empresa. Veja mais sobre como proteger a sua empresa contra fraudes fiscais.
Pesadas multas, autuação pela Receita Federal, fechamento da empresa e prisão são alguns exemplos do que pode acontecer caso não se tome cuidado com as notas frias.
O ato de emitir notas frias é crime e está previsto no artigo 172 do Código Penal. Assim, a penalidade para indivíduos que realizem a atividade é de 2 a 4 anos de prisão, além de multa.
A resposta para essas perguntas é “sim”, e é aí que reside o grande problema da questão: se uma empresa não reportar a nota fria para a Receita Federal, ela poderá ser vista como cúmplice. Com isso, fica sujeita a sofrer uma série de ações legais, como:
Além de ajudar você a checar a existência de notas frias com mais facilidade, a Digisan também possibilita que sua gestão de NF-e seja mais organizada e segura, com o armazenamento de todos os documentos em nuvem criptografada.
Além disso, você também poderá contar com nossa equipe de suporte técnico e a possibilidade de emitir documentos fiscais mais rapidamente, sem ficar refém da instabilidade de conexão de softwares gratuitos.
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