O que é nota fiscal denegada e como resolver?

Você se deparou com uma "Nota Fiscal Denegada" e ficou confuso, sem saber o que isso significa e, principalmente, o que fazer? Esse é um problema enfrentado por muitos empreendedores e costuma acontecer quando há algum erro ou irregularidade no processo de emissão da nota fiscal. 

Se esse termo é novidade para você, não se preocupe - pode indicar que você tem mantido suas obrigações fiscais em dia!

No entanto, como é sempre melhor prevenir do que remediar, é importante compreender o que leva uma nota fiscal a ser denegada, qual é o impacto prático dessa situação e, é claro, quais medidas você pode adotar para contornar o problema. É exatamente isso que vamos explicar neste artigo.

O que é a nota fiscal denegada?

A nota fiscal denegada é um sinal de alerta e significa que a autoridade responsável recusou a emissão da nota devido a algum problema por parte do emitente ou do destinatário.

Imagine como um "não" temporário até resolver o que está errado, como corrigir uma informação ou incluir documentos necessários.

Até que você regularize a situação, a nota ficará marcada pelo sistema como denegada.

Nota denegada é o mesmo que nota rejeitada?

Nota fiscal denegada não é a mesma coisa que uma nota fiscal rejeitada. E, já que cada um dos casos exige soluções diferentes, você precisa saber como identificá-las.

A diferença mais clara é que, enquanto a NF-e denegada ocorre por um erro no registro de uma das empresas, a rejeitada resulta de um erro no lançamento da nota em si. Por exemplo, quando você insere dados incorretos antes de emiti-la.

Além disso, ao contrário da rejeição, não é possível corrigir ou cancelar uma nota denegada. O status é definitivo e o número da nota não pode ser usado para emitir outra nota fiscal ou retransmitir a mesma. 

Quais são os motivos para uma nota fiscal ser denegada?

As razões para a denegação podem variar e, geralmente, estão relacionadas a questões fiscais, cadastrais ou documentais. Entre as mais frequentes, estão:

Inconsistências cadastrais

Quando há pendências ou irregularidades na Inscrição Estadual do emitente ou do destinatário da nota fiscal.

Dívidas tributárias

Resultado da inadimplência da empresa perante a Fazenda Estadual, com algum pagamento de imposto pendente.

Informações incorretas

Quando são identificados erros no preenchimento ou na geração da nota, especialmente se violarem as regras estabelecidas pela Sefaz.

No sistema, a identificação de uma nota denegada pode vir de três formas:

• Rejeição 301 - Uso Denegado: quando a Inscrição Estadual do emitente está em situação irregular no Fisco.
• Rejeição 302 - Uso Denegado: quando a Inscrição Estadual do destinatário está em situação irregular no Fisco.
• Rejeição 303 - Uso Denegado: quando o destinatário não está habilitado a operar dentro do estado.

É importante ressaltar que as determinações específicas podem variar conforme as regras estabelecidas pela Secretaria da Fazenda (Sefaz) de cada estado. Por isso, é importante buscar a orientação do seu contador para obter informações detalhadas e garantir conformidade com a legislação.

Como resolver a nota denegada?

Agora, é hora de entender o que fazer quando a nota é denegada. 

O primeiro passo para solucionar a situação, quando a nota for denegada por irregularidades fiscais do emitente, é entrar em contato com a Sefaz e regularizar a condição fiscal.

Já se as irregularidades são por parte do destinatário, é preciso informá-lo sobre o problema e pedir que ele faça os trâmites para resolver a questão.

Para prevenir a denegação da nota, o emissor pode verificar a regularização da Inscrição Estadual do destinatário. Se ele estiver classificado como "não habilitado", é indicativo de que há pendências a serem resolvidas com o Fisco; se estiver “habilitado", significa que a situação está regularizada.

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Como você viu, uma nota fiscal denegada não é apenas um transtorno temporário, mas um problema que pode comprometer suas operações e, em alguns casos, até a manutenção das atividades da sua empresa.

Para evitar problemas maiores, é preciso buscar uma solução o mais rápido possível. Isso inclui entender a causa da denegação e realizar as correções conforme as normas estabelecidas pela Secretaria da Fazenda. 

Além disso, contar com um sistema confiável, sempre atualizado e em dia com a legislação, é uma forma de emitir suas notas fiscais com mais segurança. Por isso, avalie investir em um emissor de notas fiscais como o da DIGISAN. Com ele, você emite notas fiscais ilimitadas, com precisão e de forma ágil.

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