O emissor gratuito de notas fiscais oferecido pela SEFAZ-SP foi descontinuado pelo governo, ou seja, ele não é capaz de validar as notas fiscais. E agora, você sabe qual é o melhor emissor de NF-e para o seu negócio?
Isso fez com que as empresas passassem a buscar novas opções no mercado. O problema é que poucos conhecem os reais benefícios que um emissor de NF-e deve oferecer para que você possa contratar o melhor.
Muitos empresários, na hora de selecionar o seu sistema emissor de Nota Fiscal eletrônica, acabam optando pelos softwares mais baratos. Entretanto, isso é uma ação que pode prejudicar severamente a sua empresa, tanto em termos de segurança quanto na agilidade e praticidade dos processos.
É necessário entender que cada empresa tem um tipo de necessidade e, portanto, um sistema “mais barato” pode não atender a todas elas. Assim, o que, inicialmente, gerou uma economia em seu financeiro pode, no futuro, acarretar uma despesa ainda maior.
Então, o que fazer nesse caso? Simples: avalie o custo-benefício do software que pretende adquirir. Para tanto, verifique se ele é capaz de atingir todas as suas necessidades, bem como os benefícios que ele oferece — entre eles, os que mencionaremos nos próximos tópicos.
Para que você possa emitir uma Nota Fiscal eletrônica, é necessário utilizar um Certificado Digital. Esse tipo de ferramenta é a tecnologia responsável por garantir a autenticidade e a validade legal do documento fiscal.
Fazendo uma analogia, podemos comparar esse tipo de ferramenta com uma assinatura, sendo assim, é de extrema importância que o seu sistema, que hospedará o certificado digital, ofereça proteção para ele.
Isso evitará a ação de pessoas mal-intencionadas, que podem utilizar essa ferramenta para realizar atividades escusas com o nome da empresa.
O backup é uma das funções mais importantes de um sistema emissor de NF-e. Alguns acontecimentos naturais ou alheios à sua vontade podem fazer com que você perca todos os seus dados — acredite, isso não é muito difícil de acontecer.
Apesar de a tecnologia estar bastante avançada, ainda hoje, existem pessoas que utilizam seus conhecimentos em informática para praticar atividades criminosas, e o sequestro de dados é uma prática de que muitas empresas já foram vítimas.
Essas pessoas capturam os dados da organização e o devolvem apenas após o pagamento de um “resgate” em dinheiro ou criptomoeda. Esses criminosos se dão muito mal quando a empresa tem um sistema de backup eficiente.
Quando isso ocorre e os dados estão salvos, a única coisa a fazer é remover o indivíduo da máquina atacada e, simplesmente, restaurar os dados.
Além do combate a esse tipo de prática, o backup também previne a sua empresa de possíveis problemas naturais, como chuvas, descargas elétricas e outros que podem pôr em risco o servidor que armazena os dados.
A conectividade do emissor é algo muito importante e que precisa ser colocado em questão na hora de escolher o melhor emissor de NF-e. Alguns programas funcionam apenas em um ou mais computadores localizados dentro da empresa.
Até pouco tempo atrás, isso poderia ser enxergado como uma vantagem, mas não é mais assim. Atualmente, a internet garante que as atividades possam ser realizadas em outros ambientes longe da sede da empresa.
Portanto, é fundamental que a fornecedora do software emissor possibilite que ele funcione de forma íntegra e, principalmente, garantindo o mesmo grau de segurança em ambiente ou plataforma online.
Dessa forma, você pode emitir um documento fiscal a qualquer momento, mesmo longe da empresa, bastando que o local tenha acesso à internet.
A legislação fiscal brasileira é extremamente ampla e complexa e, como se isso já não fosse suficiente, sofre alterações com muita frequência. Todos os anos, vemos bases de cálculo sendo alteradas, produtos recebendo benefícios ou perdendo-os, itens que são incluídos, como recolhimento por Substituição Tributária, e o surgimento de novos códigos.
Por isso, é de extrema importância que o seu sistema faça um cálculo prévio dos impostos que serão pagos pela empresa. Isso auxiliará muito o seu processo de conferência e tornará mais ágil a emissão da guia de recolhimento, evitando o pagamento em atraso, que pode gerar multas e bloqueios de certidões.
Outro detalhe importante que precisa constar em seu sistema é a integração dele com a contabilidade da sua empresa. Isso possibilitará que o seu contador tenha acesso a todas as notas fiscais emitidas pela sua empresa com facilidade.
Existem sistemas que têm parcerias com várias contabilidades, fazendo que a sua prestadora de serviços contábeis tenha acesso às notas fiscais em tempo real, ou seja, assim que elas forem emitidas ou quando for dado entrada em um documento.
Por fim, você precisa escolher um sistema que seja simples e intuitivo e que dispense horas e mais horas de treinamentos e reciclagens. Obviamente, estes devem existir para que os seus colaboradores aprendam as suas funções, mas sem exageros.
Além do mais, o sistema deve ser bem fácil de ser operado, de modo que um novo colaborador aprenda a utilizá-lo sem muitas complicações ou sem ter que passar horas a fio em um treinamento exclusivo.
Além disso, também é muito importante ter cuidado com o suporte técnico que é oferecido. Apesar de o sistema ter um layout amigável e de fácil acesso, em alguns casos, podem ocorrer algumas dúvidas sobre a operação.
Nessas situações, é fundamental poder contar com um suporte de qualidade, que tire todas as suas dúvidas o mais rápido possível, sem precisar ficar dias esperando por um atendimento do técnico especialista.
Para concluir este artigo, voltamos a afirmar que, antes de escolher o melhor emissor de NF-e, é necessário entender, principalmente, as suas necessidades e verificar se o sistema resolve todas elas.
Gostaria de saber qual é o software ideal para o seu negócio? Então, entre em contato conosco, temos uma equipe especializada que está pronta para atender você e verificar a sua necessidade!
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