Saiba mais sobre os 6 tipos de notas fiscais e suas diferenças.

As notas fiscais fazem parte da rotina de qualquer empresa. São elas que registram todas as transações de compra e venda, bem como os impostos que incidem sobre essas operações. É por isso que estão entre os documentos fiscais mais importantes para qualquer organização, mas, para gerenciá-los corretamente, é necessário conhecer quais são os principais tipos de notas fiscais.

Os modelos de notas fiscais se diferenciam, principalmente, em razão do tipo de operação realizada, do receptor do documento e dos tributos a serem recolhidos. Dependendo da sua área de atuação, pode ser necessário trabalhar com mais de um tipo de nota.

Para entender melhor qual modelo é o mais adequado para a realidade da sua empresa, leia nosso artigo até o fim e conheça as características dos 6 principais tipos de notas fiscais. Posteriormente, também explicaremos o que é um software emissor de notas fiscais, sua importância, como escolher a ferramenta ideal e os principais diferenciais da DIGISAN. Confira!

Quais são os 6 tipos de notas fiscais?

A partir de agora você vai conferir os pontos principais de cada modelo, para esclarecer qualquer dúvida em relação à nota mais adequada a adotar.

1. Nota Fiscal eletrônica (NFe)

A Nota Fiscal eletrônica (NFe) é um documento fiscal eletrônico, emitido e armazenado em ambiente digital. Ela é utilizada para registrar as transações de circulação de mercadorias ou de prestação de serviços, entre empresa e cliente.

O uso da Nota Fiscal eletrônica tem gerado inúmeros benefícios, tanto para vendedores e compradores quanto para o fisco. A principal vantagem está na facilidade de emissão e controle por todas as partes envolvidas.

Para empresas emissoras da NFe, podemos citar os seguintes benefícios:

• redução de custos com aquisição de papel e impressão do documento;
• redução de custos com armazenamento de notas fiscais;
• adoção do Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), que compreende todo o processo de organização, armazenamento, acesso e gestão às notas fiscais;
• simplificação no cumprimento de obrigações acessórias;
• diminuição do tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira;
• facilita o fechamento mensal que sua contabilidade realiza.

2. Nota Fiscal de Consumidor eletrônica (NFCe)

Assim como a NFe, a Nota Fiscal de Consumidor eletrônica (NFCe) é um documento eletrônico emitido e armazenado em ambiente digital. O que muda é o propósito: a NFCe serve para documentar as transações de venda, presencial ou para entrega em domicílio, destinada ao consumidor final (pessoa física ou jurídica).

Para empresas emissoras, temos como vantagens:

• redução de custos com equipamento e impressoras fiscais;
• dispensa de homologação de hardware ou software;
• simplificação no cumprimento de obrigações acessórias;
• dispensa do interventor técnico;
• diminuição de custos com papel;
• possibilidade de expandir pontos de venda sem necessidade de autorização do fisco;
• permissão para impressão de documento auxiliar simplificado ou de geração por mensagem eletrônica, a critério do consumidor;
• integração de plataformas de vendas físicas e virtuais;
• ideal para vendas rápidas no próprio caixa ou balcão;
• otimiza fechamento mensal feito pela contabilidade.

3. Nota Fiscal de Serviços eletrônica (NFSe)

A Nota Fiscal de Serviços eletrônica (NFSe) é um documento fiscal eletrônico que deve ser emitido por prestadores de serviços, atendendo às exigências fiscais dos municípios. Sua principal finalidade é registrar informações que serão usadas para apurar e recolher o Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS).

Os emissores da NFSe são favorecidos com os seguintes benefícios:

• redução do uso papel e impressão;
• adoção do Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), para a organização, armazenamento, acesso e gestão às notas fiscais;
• simplificação das obrigações acessórias;
• acesso automático da guia de recolhimento pela internet;
• possibilidade de envio da NFSe por e-mail;
• dispensa da realização da escrituração dos livros contábeis relativos à apuração do ISS;
• dispensa da Declaração de Informações Econômico-Fiscais (DIEF);
• fechamento mensal contábil facilitado.

4. Conhecimento de transporte eletrônico (Te)

O Conhecimento de Transporte eletrônico (CTe) segue, basicamente, as mesmas características da NFe. A diferença está no fato de que esse tipo de nota tem o objetivo de documentar, para fins fiscais, a ocorrência de prestação de serviço de transporte de cargas realizada por qualquer modal (rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário e dutoviário).

Observe que apresenta, rigorosamente, as mesmas vantagens da NFe:

• redução de custos com aquisição de papel, impressão e armazenamento do documento fiscal;
• adoção do Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED);
• simplificação de obrigações acessórias;
• diminuição do tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira;
• estímulo ao comércio eletrônico envolvendo a relação “empresa à empresa” (B2B).

5. Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE)

O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) nada mais é do que a representação gráfica da NFe. Ele é necessário por cumprir com as seguintes exigências:

• registrar a chave de acesso, que é um código numérico usado para verificar dados da NFe;
• justificar o trânsito das mercadorias contratadas, conforme dados apresentados no documento;
• facilitar o processo de escrituração das transações registadas NFe, que deve ser realizado por receptores do documento fiscal que não sejam credenciados para emissão da NFe;
• otimizar o entendimento resumido de todas as informações inseridas na NFe.

6. Manifesto de Documentos Fiscais eletrônicos (MDFe)

O Manifesto de Documentos Fiscais eletrônicos (MDFe) é uma nota usada para descomplicar o processo de registro do transporte de cargas. Ele foi criado com o objetivo de substituir o processo impresso de geração dos documentos Manifesto de Carga Modelo 25 e a CLe (Capa de Lote eletrônica).

Assim, o MDFe é exigido de todas as empresas prestadoras de serviços de transporte e também das que usam veículos próprios, dispensando a contratação de frotas por arrendamento, serviços que costumam ser oferecidos por transportadores autônomos.

O MDFe gera os seguintes benefícios para as empresas emitentes:

• diminuição de gastos com papel, impressão e armazenamento do documento fiscal;
• uso do Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED);
• aprimoramento da gestão de cargas:
• diminuição do tempo de fiscalização nas vias;
• acompanhamento online e em tempo real da prestação de serviços de transporte de cargas.

O que é um emissor de notas fiscais?

Um emissor de NFe é um software que realiza a emissão de notas fiscais de forma eletrônica, automática, mais ágil e segura. Na prática, você digita algumas informações básicas, o programa cria os documentos no formato XML e os transmite diretamente ao banco de dados do governo.

Como a NFe é um documento obrigatório em todo tipo de venda de mercadorias ou serviços, o uso do emissor é necessário para que a empresa se mantenha regularizada perante a lei.

Qual é a importância desse software?

Por diversos anos os órgãos fazendários de cada Estado disponibilizaram um emissor gratuito aos contribuintes. Entretanto, eles não eram eficientes ou não disponibilizavam as funções necessárias para otimizar a gestão de uma empresa.

Muitos empreendedores perceberam as desvantagens dos sistemas gratuitos e adotaram soluções particulares, que são mais eficientes e têm um melhor custo-benefício. Isso fez com que vários órgãos do poder público desativassem seus emissores. A Secretaria de Fazenda de São Paulo, por exemplo, manteve um aplicativo por mais de 10 anos, porém, decidiu encerrar o serviço em razão da baixa demanda.

Assim, o emissor pago não deve ser visto apenas como um custo ao negócio, mas uma ferramenta que traz diversas vantagens para o seu empreendimento. Confira as principais delas abaixo.

Segurança

Um bom software vem acompanhado de um amplo sistema de segurança para proteger os dados da empresa, como firewalls, antivírus e criptografia de dados — tornando as informações ilegíveis para terceiros de má-fé que tentarem subtrair seus dados.

O uso da tecnologia também diminui a possibilidade de ocorrerem erros nos documentos, que informações sejam perdidas pelo desgaste do papel ou desorganização interna, entre outros riscos gerados pela emissão manual e uso de documentos físicos.

Otimização

O emissor de NFe torna mais rápido e simples o armazenamento das notas emitidas, bem como as organiza automaticamente, facilitando a consulta e réplica. Por fim, ao manejar os documentos fiscais através do software, elimina-se a necessidade de fazer buscas manuais em armários, prateleiras e pastas.

Notas Fiscais ilimitadas

Os sistemas públicos e gratuitos limitavam o número de notas fiscais que poderiam ser emitidas em um determinado período pelas empresas, o que atrapalhava as vendas e o crescimento do negócio. Contudo, um bom emissor não restringe o número de documentos e permite a emissão ilimitada.

Agilidade

Em comparação à emissão manual de notas fiscais e aos softwares gratuitos do SEFAZ, o programa contratado realiza o preenchimento, emissão, envio e validação do documento de forma mais rápida e fácil.

Como o sistema é automatizado, ele evita a possibilidade de que ocorram erros com os valores de tributos. Assim, a rotina do negócio também é agilizada pela minimização de retrabalho e problemas fiscais.

Como escolher o emissor ideal?

Para que você consiga se manter regularizado e aproveitar dos benefícios de um bom emissor, é importante que você saiba como identificar um programa que satisfará as necessidades da sua empresa. Confira as principais qualidades que devem ser buscadas em um software nos tópicos abaixo.

Sistema automatizado

Executar tarefas manualmente consiste em um grande entrave para o desenvolvimento da empresa. É crucial que o software automatize o máximo de operações na emissão de notas, exigindo apenas informações básicas — como o cadastro do cliente, serviço ou produto — para realizar todo o restante do procedimento automaticamente. Isso garante diversas vantagens ao negócio, como:

• segurança: evita ocorrência de erros manuais na emissão, como erros de preenchimentos ou no cálculo dos tributos;
• agilidade: cada nota é emitida em poucos minutos;
• diminuição de riscos: como o sistema calcula tudo corretamente, há menos problemas com o fisco;
• produtividade: os colaboradores ou gestores podem se dedicar mais às atividades principais do negócio.

Solução adequada para sua região

Cada Estado pode ter suas próprias regras em relação aos diferentes tipos de notas fiscais, como legislação, alíquota do Imposto sobre a Circulação de Mercadoria e Serviços (ICMS), isenções e benefícios legais próprios para cada localidade etc.

Será preciso averiguar se o emissor se comunica automaticamente com o SEFAZ do seu Estado, além de se manter regularizado e atualizando quanto às regras locais, o que evita problemas legais e também pode reduzir a tributação da empresa.

Sistema na nuvem

A tecnologia cloud (nuvem) consiste em utilizar servidores da empresa contratada para armazenar as informações e realizar suas operações. O sistema que utiliza essa inovação garantirá ainda mais benefícios ao negócio, incluindo:

• redução nos custos com infraestrutura;
• possibilidade de acessar as informações em qualquer lugar, necessitando apenas de acesso à internet;
• maior facilidade no cumprimento no prazo de guarda legal dos documentos;
• escalabilidade dos serviços; entre outros.

Software responsivo

O software deve ser rápido e responsivo, não atrapalhando o andamento do negócio. Além disso, é preciso que ele possa ser instalado em diferentes máquinas e acessado de diferentes lugares, já que isso facilitará a emissão de várias notas.

Suporte

Também é preciso que a empresa contratada forneça um atendimento de qualidade — caso o software falhe ou surja alguma dúvida em relação a sua utilização, gerando a necessidade de contatar seus desenvolvedores para que eles solucionem seus problemas. Por isso é fundamental que o suporte esteja disponível todos os dias e forneça respostas rapidamente.

Quais são os benefícios da DIGISAN?

A DIGISAN é uma empresa que fornece soluções econômicas, ágeis e seguras para emissão de NFes e NFCes. Com apenas alguns anos de vida ela já demonstrou plena competência na prestação de seus serviços, pois já conta com mais de 2 mil clientes e 50 contadores parceiros.

Seu sistema é excepcionalmente eficiente e fácil de utilizar, bastando realizar os seguintes passos para emitir a nota fiscal:

• cadastre o cliente, fazendo com que ele fique salvo no banco de dados da empresa;
• cadastre o produto ou serviço, que será salvo na base de registros;
• envie sua nota fiscal.

Apenas com a inserção dessas informações básicas o programa deixará pré-configurada a tributação e outros dados necessários para emitir a nota. Há vários diferenciais e benefícios fornecidos pela DIGISAN, como:

• a emissão das notas fiscais é até cinco vezes mais veloz que o emissor gratuito da SEFAZ;
• não há fidelidade, multas ou juros;
• equipe de atendimento pronta para fornecer um suporte humanizado, acolhedor e não robótico — 98% dos clientes classificaram o atendimento como ótimo ou excelente;
• solução totalmente em nuvem;
• plataforma da empresa desenvolvida com o objetivo de entregar uma experiência UAU ao usuário.

Agora que você conhece os 6 principais tipos de notas fiscais, já está pronto para gerenciá-los corretamente, adotando os mais apropriados de acordo com os diferentes contextos e necessidades da sua empresa. Mas também é crucial que você utilize uma boa solução para emitir os documentos com segurança, economia e agilidade.

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