Como fazer o controle de estoque de forma correta

Um dos principais segredos para ter uma empresa lucrativa é estar sempre no controle do estoque do seu negócio. Isso porque tanto a falta quanto o excesso de produtos podem levar à perda de dinheiro e outros problemas, como aborrecimentos com clientes e fornecedores.E se você acha que só porque o seu negócio é pequeno não precisa se preocupar com isso, é hora de reconsiderar! Todas as empresas que lidam com a venda de produtos podem se beneficiar (e muito!) com um controle de estoque de qualidade. Pensando nisso, trouxemos para você as principais dicas e orientações de como fazer o controle de estoque da forma correta. Acompanhe o artigo!

Importância do controle de estoque

Primeiramente, para poder planejar as suas vendas, é preciso saber quantos produtos o seu negócio tem em estoque. Imagine, por exemplo, vender um produto e só depois descobrir que ele já está esgotado? Ou ter um produto já está nas prateleiras há mais tempo do que deveria, ocupando espaço e nunca saindo de estoque?Nesse segundo caso, se os produtos e matérias-primas são perecíveis, podem até acabar estragando e o prejuízo indo todo para o seu bolso. E ainda: basta uma visita da Vigilância Sanitária para trazer grandes problemas à sua empresa.

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Lembre-se que a prosperidade do seu negócio não depende apenas da vontade de empreender, mas também na capacidade de tomar decisões fundamentadas e precisas. Com um bom controle de estoque fica mais fácil:

• planejar promoções;
• minimizar perdas (com roubos e vencimentos);
• reduzir custos com armazenamento;
• ajudar na precificação mais precisa;
• facilitar o contato com fornecedores;
• promover estratégias de venda para produtos parados, quando necessário.

Assim, ao entender quais são os seus recursos disponíveis, você consegue traçar estratégias mais assertivas e com mais chance de sucesso.

6 dicas de como fazer o controle de estoque de forma correta

Confira abaixo dicas práticas de como fazer o controle de estoque da forma correta.

1. Comece com um inventário

O primeiro passo para colocar ordem na casa é compreender a situação atual do seu estoque. Isso quer dizer documentar cada produto estocado e as suas quantidades. Caso um produto tenha variações de tamanho, peso ou cor, também é importante indicá-las no seu controle de estoque. Por exemplo: são 50 camisetas ao todo, mas 12 são vermelhas e 38 são brancas. Sempre que possível, classifique também os produtos do estoque como matéria-prima, produtos para venda e consumo interno da organização, por exemplo. Ou seja: você deve ter uma visão bem clara de tudo que encontrará no estoque, em quais locais e em qual quantidade.

2. Defina padrões e regras para o controle de estoque

Instituir um padrão para o controle de estoque é essencial para que todos os seus colaboradores estejam na mesma página. Isso pode ser feito definindo horários para a realização da atividade, formas de classificação de produtos e a melhor maneira de incluir entradas e saídas. Também é preciso definir como o seu controle de estoque será feito: em fichas impressas, planilha de controle de estoque ou de maneira digital, com um sistema. Seja qual for a modalidade escolhida, não esqueça de treinar os seus colaboradores e explicar as boas práticas para diminuir as chances de mal entendidos.

3. Controle o seu controle de estoque

Para que seja efetivo, um controle de estoque precisa ser atualizado e acompanhado constantemente. Isso quer dizer que toda vez que uma movimentação acontecer, precisa ser imediatamente documentada no controle de estoque.Isso inclui tanto vendas e reposições como também casos em que os produtos foram retornados pelos clientes. Separe cada um dos números em colunas diferentes para não se confundir.

4. Utilize o controle de estoque para tomar decisões

A análise do que é documentado no seu controle de estoque também é importante para definir:

• Taxa de retorno: com esse valor é preciso investigar e compreender possíveis defeitos em um estoque de determinados produtos, buscando uma solução mais rápida para o problema antes de realizar mais vendas.
• Giro de estoque: ao avaliar o tempo que os produtos ficam no estoque, você pode tanto definir quais são os produtos mais populares, quais estão parados nas prateleiras e o que pode ser feito em relação a isso.
• Tempo de reposição: compreendendo a situação para cada grupo de produtos do seu negócio, o contato com fornecedores fica mais objetivo: você saberá com mais precisão o que, em qual quantidade e quantos produtos precisa.
• Custos com armazenamento: em alguns casos, você não precisa de todo o espaço que tem reservado para o estoque ou não está utilizando o espaço adequadamente. Um bom controle de estoque e gestão de mercadorias irá auxiliá-lo na tomada de decisões também nesse sentido.
• Margem de perdas e danos: todo o estoque está sujeito a apresentar danos em algum momento. Seja por vencimento de produtos, mercadorias com defeito ou extravios, o importante é definir um limite para conseguir agir em tempo para evitar uma crise.

Dessa forma, quanto mais organizado é o seu controle, mais seguro e fácil será na hora de tomar decisões importantes para o futuro da sua empresa.

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5. Atribua responsáveis

O controle de estoque é uma atividade essencial para o seu negócio e por isso não deve ser uma “obrigação adicional”, atribuída a qualquer colaborador que tenha tempo no dia. Ter responsáveis para acompanhar o estoque permite que esses profissionais ganhem mais habilidade na atividade com o passar do tempo. Além disso, se qualquer problema acontecer, você sabe com quem deverá falar para resolver a situação mais rapidamente.

6. Use ferramentas certas

Conforme o seu negócio cresce, o risco de erro ou perda de dados do seu controle de estoque aumenta.Por isso, é fundamental que você utilize ferramentas certas para evitar a dor de cabeça de perder todo o registro do seu estoque de um dia para o outro. Sendo assim, a DIGISAN resolveu ajudar você a ter um controle mais eficaz do seu estoque e aproveitar melhor os recursos financeiros da sua empresa.Para isso, basta baixar planilha gratuita de Controle de Estoque clicando na imagem abaixo:

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