Como você faz o controle de estoque da sua empresa? As chances de que você ainda realize essa atividade manualmente, utilizando o Excel, são muito grandes: especialmente se você é um micro ou pequeno empreendedor. Ainda que fazer o controle de estoque no Excel quebre o galho, possibilitando um certo controle de registros, essa prática não é a melhor para o seu negócio, tanto pela questão de segurança e acuracidade de dados quanto pela gestão de tempo. Quer saber mais sobre o assunto? Acompanhe o artigo e descubra as principais razões para deixar de fazer o controle de estoque da sua empresa no Excel!
Se você ainda não sabe como fazer um bom controle de estoque de qualidade, confira as principais dicas e orientações da DIGISAN neste artigo!
O controle de estoque está entre as práticas mais importantes da sua empresa. Afinal, por meio dele é possível controlar suas vendas de maneira mais segura, prevenindo, por exemplo, que você venda um produto que já não se encontra em estoque. Além disso, também pode ser utilizado para programar promoções e motivar estratégias, com base na ciência de quais são os produtos mais e menos vendidos. Também é mais fácil controlar a margem de perdas e danos, bem como prevenir que produtos perecíveis passem da validade e não possam mais ser vendidos. Isso também influencia diretamente nas rotinas de reposição, indicando de maneira mais certeira, o momento e quantidade mais apropriada para cada produto, de acordo com o seu estoque.
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Tendo em vista a grande importância do controle de estoque para a sua empresa, veja abaixo as razões para abandonar de vez essa prática.
Mesmo com seus atalhos e automações, o Excel ainda necessita de muita participação de quem quer que esteja em cargo do controle de estoque na sua empresa. É preciso ter muita atenção na hora de preencher os dados e todas as operações precisam ser registradas assim que ocorrerem, para não correr o risco de serem esquecidas no fluxo de outras demandas. Além disso, o Excel não é capaz de fazer, por si só, relatórios acerca dos percentuais de fluxos de vendas e giro de estoque. Tudo isso precisará ser feito com a participação ativa sua ou de um de seus colaboradores. É claro que essa rotina não parece difícil de realizar se considerarmos um fluxo muito baixo de vendas, mas a tendência (e expectativa) com o seu negócio é que as transações só cresçam com o tempo. Assim, a planilha do Excel para o controle de estoque pode acabar se tornando uma dor de cabeça ao invés de uma solução econômica.
A criação de planilhas no Excel está geralmente associada a uma armazenagem realizada exclusivamente no Hardware de um único computador. Ou seja: caso algo aconteça com aquela máquina, você arrisca perder todos os dados do seu controle de estoque. Uma alternativa nesse caso pode ser a utilização da versão online do Excel, com armazenamento em nuvem. Ainda assim, seus arquivos ficam expostos às ameaças da web como vírus, corrupção de arquivos e sequestro de dados, por exemplo.
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A única maneira de manter os seus dados da maneira mais segura possível atualmente é contar com um armazenamento especializado, em nuvem e criptografado.
Como mencionamos anteriormente, criar uma planilha no Excel requer a participação ativa da pessoa responsável pela tarefa. Assim, na hora de inserir muitos dados, pode ser que aconteça um pequeno erro de digitação. Isso pode ser o suficiente para prejudicar todas as outras informações introduzidas posteriormente. Ocorrências desse tipo raramente tem a ver com falta de cuidado dos seus colaboradores: justamente por não sermos máquinas, somos passíveis de erros e quanto maior o número de dados, maiores as chances de esbarrar nesse tipo de problema.
Apesar de permitir a criação de diversas planilhas, o Excel não permite uma ampla comunicação e integração entre elas. Isso quer dizer que todas as vezes que você realizar uma venda, terá de atualizar tanto a planilha de estoque quanto a planilha de vendas, por exemplo. Ou seja, trabalho dobrado!
Para que o seu controle de estoque trabalhe ao seu favor, é preciso que além de realizá-lo, você seja capaz de interpretá-lo. O Excel não é capaz de analisar e fornecer informações desse tipo de maneira clara, por meio de relatórios. Assim, cada movimento realizado: seja repor o estoque ou planejar uma promoção, inclui a análise de linhas e mais linhas de informação. Tudo isso, como você já adivinhou, leva tempo e pode ser um processo maçante.
Agora que você já sabe que o controle de estoque no Excel não é o melhor curso de ação a longo prazo para a sua empresa, vem a pergunta: então como farei meu controle de estoque de maneira otimizada? A DIGISAN resolveu ajudar você a ter um controle mais eficaz do seu estoque e aproveitar melhor os recursos financeiros da sua empresa. Criamos uma planilha de controle de estoque gratuita para te ajudar a gerenciar esse ativo de forma correta e maximizar os lucros e ainda melhorar o índice de satisfação do seu cliente.
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Além disso, você também poderá contar com relatórios diversos sobre a situação do seu estoque, auxiliando na tomada de decisões! Utilize a tecnologia ao seu favor e otimize mais o seu tempo e de seus colaboradores!
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Durante o artigo você pôde perceber que muitos benefícios podem surgir da automação e modernização de setores importantes da sua empresa. O mesmo acontece com a emissão de notas fiscais digitais. Importantes documentos da sua empresa, elas registram todas as operações realizadas e comunicam-se diretamente com o seu controle de estoque. Na DIGISAN, você garante uma emissão mais rápida e segura para os seus documentos, garantindo ainda a armazenagem em nuvem criptografada. Além disso, o software se comunica facilmente com outras automações na sua empresa, tornando todos os processos mais rápidos.
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