Com a chegada do final do ano, também se aproxima um dos principais eventos para as empresas em questão de vendas: a Black Friday!
Ao mesmo tempo em que esse evento é uma grande oportunidade de aumentar o faturamento em um curto período de tempo, essa ocasião também pede atenção com as questões fiscais, para que não se torne uma dor de cabeça.
Para ajudar você a se prevenir contra todos esses problemas e aproveitar todos os benefícios que as datas promocionais comemorativas podem trazer para o seu negócio, preparamos esse artigo com os principais problemas na Black Friday e como resolvê-los!
Obs.: as dicas também podem ser utilizadas no Natal e sempre que seu negócio tiver um súbito aumento de vendas e documentos fiscais.
Os problemas fiscais na Black Friday (e também em outras datas comemorativas) costumam acontecer quando o seu negócio é pego de surpresa pelo aumento de vendas.
Basta pensar que cada compra e venda significa também emissão de uma série de documentos, armazenamento, cálculos de impostos, controle de estoque e outras obrigações acessórias.
Resumidamente isso quer dizer: mais vendas significam mais responsabilidade e sua equipe precisa estar pronta com antecedência para lidar com os novos fluxos de trabalho.
Para evitar que seu negócio seja pego de surpresa e esbarre em um dos problemas fiscais da Black Friday, fizemos uma lista abaixo com os principais. Confira:
Com que frequência sua empresa realiza o fechamento contábil? Como está o controle de fluxo de caixa? É possível dizer que os relatórios fiscais são fiéis à verdadeira situação financeira da sua empresa (com lançamentos atualizados e categorizados)?
Se a gestão fiscal da sua empresa já estiver desorganizada antes da Black Friday, a tendência é piorar, podendo causar muitos problemas desde a perda de documentos, até problemas com o fisco por declarações incorretas.
É hora de colocar ordem na casa! Assim como atletas se preparam para grandes competições, você e sua equipe também devem se preparar para a Black Friday.
Defina quem será responsável por reunir os documentos fiscais e regularizar todas as informações fiscais antes que a Black Friday chegue. Assim, todo o processo será mais simples.
Essa dica é ainda mais importante considerando que esse evento acontece no final do mês, podendo até mesmo impactar declarações fiscais obrigatórias. Para evitar ocorrências assim, previna-se!
A duplicidade de notas fiscais ocorre quando o sistema da Sefaz identifica mais de um documento com a chave única de identificação de notas fiscais.
Isso pode ocorrer tanto devido a instabilidades internas do sistema, problemas na conexão da internet, como também por erros na hora de preencher a NF-e (utilizando um número que já existe) e não aguardar o retorno do Sefaz para tentar uma nova emissão.
Num contexto de Black Friday, em que há uma longa fila de clientes aguardando, a ocorrência da duplicidade de notas fiscais costuma ser bem maior e compreensível.
Além do estresse dessa época, o sistema da Sefaz também pode ficar sobrecarregado, aumentando a chance de situações desse tipo ocorrerem.
Caso você tenha um sistema de emissão pago de notas fiscais eletrônicas, o problema pode ser resolvido entrando em contato com o suporte técnico.
Sistemas especializados de emissão de NF-e também podem evitar que problemas assim aconteçam ou passem despercebidos, monitorando constantemente as chaves de acesso dos documentos fiscais.
Se esse não for o caso, entre em contato com seu contador ou se dirija ao Posto fiscal mais próximo com o número de chave de acesso para notificar o ocorrido.
Você conhece os riscos de usar emissores gratuitos de NF-e? Neste artigo você vai conhecer 9 deles!
Com o elevado número de acessos da estação, o sistema da Sefaz pode acabar saindo do ar ou ficando muito lento, atrasando o atendimento geral a todos os clientes.
Tudo isso pode gerar insatisfação, estresse e muita dor de cabeça. Por isso, é preciso estar preparado, caso aconteça.
A emissão de notas fiscais em contingência pode ser uma solução rápida para esse problema. Esse tipo de nota não corresponde ainda a um documento fiscal válido, funcionando com um pré-registro da operação que será realizada assim que o sistema voltar ao ar.
Esse processo não é automático se você não tem um sistema de emissão de notas gratuitas. Por isso, é preciso se lembrar de reservar um tempo no dia para lidar com todas as notas emitidas em contingência.
Sobre cada venda realizada, devem incidir impostos obrigatórios, que variam de estado para estado, mas que são necessariamente:
Os valores devem ser calculados e inseridos de maneira correta, tomando cuidado com erros, já que isso pode acarretar um caso de rejeição de nota fiscal.
Analogamente, indicar o NCR (código de identificação de produtos) também pode trazer problemas de rejeição.
A chance de erros aumenta proporcionalmente ao número de vendas, especialmente se a maioria das atividades fiscais é realizada de forma manual.
Criar tabelas com os impostos e números de NCR, além de informar seus colaboradores sobre a classificação de mercadorias, pode ajudar.
Porém, apenas a automatização vai trazer a segurança e precisão de dados que você busca para evitar a ocorrência de notas fiscais rejeitadas.
Em meio ao grande fluxo de vendas, não emitir notas fiscais pode aparecer como uma tentação momentânea. Afinal, não teria como uma compra menor causar tantos problemas à gestão financeira da empresa, certo?
Não é bem assim… Na gestão fiscal, cada centavo conta. E acredite: para a Receita Federal também.
Ao não emitir nota fiscal, você sempre corre o risco de cair na malha fina e ainda sofrer um processo pelo PROCON, caso o cliente o denuncie.
Analogamente, perder notas fiscais traz dores de cabeça muito similares, já que não há exatamente como provar que isso não aconteceu por má-fé ou intenção de esconder transações.
SEMPRE emita a nota fiscal, mesmo que a venda seja pequena, mesmo que o sistema esteja temporariamente fora do ar.
Também é importante garantir que suas notas fiscais sejam armazenadas de forma correta, ficando disponíveis e facilmente acessíveis pelos próximos 5 anos, de acordo com a legislação.
Assim você diminui suas chances de ter problemas com o Fisco por erros honestos.
Durante o artigo você pôde perceber que diversos problemas fiscais na Black Friday podem ser evitados (ou resolvidos mais rapidamente) se você puder contar com um bom emissor de notas fiscais.
De fato, essa é a melhor maneira de garantir que o sistema trabalhará a seu favor, buscando sempre a emissão mais rápida, segura e ágil de notas fiscais. Todo esse apoio, necessário não só durante a Black Friday, mas por todo o ano, você pode encontrar na DIGISAN.
A DIGISAN é referência em soluções tecnológicas, oferecendo diversos serviços, como certificação digital, emissor de notas fiscais, parcerias com contadores, entre outros.
Caso a sua contabilidade seja uma Parceira DIGISAN, ela recebe a nota fiscal automaticamente, tornando o seu dia mais produtivo.
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