As notas fiscais são muito mais do que registros de transações financeiras. Elas são a base de todo o seu histórico contábil, além de serem legalmente exigidas para comprovar suas operações comerciais.
Por isso, negligenciar o armazenamento adequado desses documentos acaba comprometendo a saúde financeira e legal do seu negócio. Afinal, a desorganização e a inadequada conservação das notas fiscais podem levar a multas e problemas legais que afetam a reputação e a estabilidade financeira da empresa.
Pensando nisso, preparamos um guia para ajudar você a armazená-las da melhor forma possível e, claro, evitar dores de cabeça no futuro.
No Brasil, o Código Tributário Nacional (CTN) estabelece, em seu artigo 195, um prazo para armazenamento de notas fiscais de, no mínimo, 5 anos, a contar a partir do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o documento fiscal foi emitido.
Além do Código Tributário Nacional, diversos regulamentos e instruções normativas, emitidos pela Receita Federal do Brasil e pelos órgãos de administração tributária dos estados e municípios, também podem conter disposições específicas sobre a guarda de notas fiscais e documentos fiscais em geral.
Para garantir o cumprimento de suas obrigações fiscais, consulte seu contador caso tenha dúvidas.
Você já sabe que deixar de emitir notas fiscais leva a problemas com o Fisco e a impactos negativos em seu negócio. Da mesma forma, não armazenar as notas de forma adequada também tem consequências.
Conheça alguns dos riscos envolvidos com o armazenamento inadequado das notas fiscais:
Armazenar notas fiscais com segurança é essencial para garantir a conformidade legal, facilitar auditorias e proteger os registros financeiros da sua empresa.
Confira 5 dicas para conservar suas notas da forma adequada.
Como as notas já são emitidas na forma eletrônica, guardá-las na versão digital contribui para reduzir a dependência de documentos físicos e papelada, facilitando o armazenamento, o compartilhamento e a recuperação de informações.
Lembre-se que, para fins legais, não basta ter as notas em formato PDF, é preciso armazenar os arquivos XML, que são os verdadeiros documentos com validade fiscal.
Caso você também queira manter um arquivo físico, pode baixar as notas fiscais no seu computador e imprimi-las. Só garanta que elas fiquem armazenadas em um local que garanta a segurança e a integridade física dos documentos.
Falhas de hardware, ataques de malware ou erros humanos podem resultar na perda irreparável de documentos importantes. Ao realizar backups periódicos, você garante que, em uma situação de emergência, ainda possa acessar suas informações fiscais essenciais.
Utilize métodos de backup automatizados e armazene cópias em locais seguros, como servidores externos e serviços de armazenamento em nuvem com medidas de segurança sólidas, para proteger seus dados contra qualquer risco.
Estabelecer um sistema de organização claro para as notas fiscais digitais é essencial para a eficiência operacional da empresa.
Ao categorizar as notas fiscais por ano, mês, tipo de transação ou fornecedor, você cria uma estrutura que facilita a rápida localização de informações quando necessário. Isso não apenas economiza tempo, mas também ajuda a manter a conformidade com os requisitos legais.
A educação dos colaboradores sobre as práticas seguras de armazenamento de notas fiscais é fundamental. Eles devem compreender as políticas da empresa relacionadas ao manuseio e à segurança dos documentos fiscais.
Treinamentos regulares podem abranger tópicos como a importância da precisão na entrada de dados, a sensibilidade das informações fiscais e as diretrizes para acessar e armazenar documentos fiscais de forma segura.
Implementar um sistema de gestão oferece uma variedade de benefícios. Essas ferramentas não apenas organizam os documentos de forma sistemática, mas também ajudam a automatizar processos relacionados às transações financeiras.
Ao utilizar um software emissor de notas fiscais, você pode emitir NF-e com alguns cliques e criar um registro digital que pode ser facilmente armazenado e gerenciado.
Além disso, essas soluções são projetadas para seguir as regulamentações fiscais e garantir a integridade dos dados, o que proporciona tranquilidade em relação à conformidade fiscal e à redução de riscos legais.
Para ter um aliado no seu processo de emissão e armazenamento de notas fiscais, conte com a DIGISAN. Avalie gratuitamente nosso sistema por 7 dias e confira os benefícios na prática.
Faça o seu cadastro e inicie o teste gratuito do emissor de notas DIGISAN agora mesmo!
Digisan Tecnologia Digital e Informática LTDA - ME
SCS Quadra 06 Bloco A Nº 141 Sala 106 Edifício Presidente Brasília - DF | CEP: 70327-900
