Arquivo XML da nota fiscal: 8 dúvidas respondidas

Você já ouviu falar ou se deparou com algum arquivo XML? Se a resposta é sim, pode ser que você faça parte do grande grupo de empreendedores que têm dúvidas sobre esse assunto.

E, se ainda não está familiarizado com o termo, não se preocupe, pois neste artigo vamos explicar tudo o que você precisa saber sobre o arquivo XML da nota fiscal: o que é esse arquivo, suas vantagens e como utilizá-lo de forma eficiente.

Então, se você quer entender melhor o assunto para ter mais segurança na utilização desse recurso fiscal, este artigo é para você. Vamos te dar respostas claras e precisas para as principais perguntas relacionadas a esse tema e te ajudar a entender de vez o arquivo XML.

8 dúvidas sobre o XML da NF-e respondidas

Se o arquivo XML te deixa confuso, não se preocupe. A partir de agora, vamos esclarecer tudo de forma descomplicada, com informações que vão te ajudar a entender claramente o assunto.

1. O que é o arquivo XML em NF-e?

XML é a sigla de “Extensible Markup Language” (Linguagem Extensível de Marcação, em português), um tipo de “tradutor” que converte informações para a linguagem das máquinas

Por isso, quando você emite uma nota fiscal eletrônica e gera um arquivo com extensão .xml, ele não pode ser lido em sua formatação original. 

No entanto, mesmo que você não consiga ler facilmente, a linguagem XML permite concentrar todas as informações da nota em um arquivo digital, dentro dos padrões de escrituração contábil exigidos pelo Fisco e com mais segurança nos procedimentos.

2. Qual a estrutura de um arquivo XML?

O layout de arquivos XML é padronizado no Brasil  e sua estrutura contém todas as informações da NF-e, como: 

• modelo, série e número;
• data de emissão e data de entrada/saída;
• descrição, quantidade e valores dos produtos ou serviços;
• valor total da nota;
• nome, razão social, CNPJ e endereço do emitente e do destinatário;
• dados de impostos;
• número do CEST (que aparece apenas nesse tipo de arquivo e não no DANFE).

3. Para que serve o arquivo XML da nota fiscal?

O XML é responsável por armazenar e organizar todas as informações da NF-e de forma estruturada e padronizada, garantindo a integridade e autenticidade da nota fiscal.

Ele permite a integração de sistemas e a validação automática dos dados pelas autoridades fiscais, reduzindo erros e fraudes.

Além disso, é um recurso exigido para cumprir as obrigações fiscais impostas pelos órgãos governamentais, como a Receita Federal. Afinal, é o XML que tem validade fiscal e que deve ser apresentado em uma fiscalização, por exemplo, e não o PDF ou o DANFE. 

Outra função importante do arquivo XML é permitir a troca de informações entre os sistemas de gestão e as plataformas fiscais, o que facilita a emissão e a consulta de notas fiscais de maneira mais rápida e eficiente.

4. Como gerar XML de nota fiscal?

Quando você emite uma nota fiscal, é possível arquivá-la em PDF, mas, como mencionamos acima, o documento com validade fiscal é o XML, por isso, é preciso gerar um arquivo nesse formato sempre que emitir notas.

Para gerar um arquivo XML, você precisará de um sistema emissor de notas fiscais ou outro software de gestão com essa funcionalidade. 

Veja o passo a passo para gerar o arquivo XML:

• Escolha um emissor de NF-e de acordo com as regulamentações fiscais.
• Cadastre sua empresa no sistema emissor.
• Cadastre os produtos e serviços com informações detalhadas de cada item.
• Preencha os dados do cliente, como nome ou razão social, CPF ou CNPJ, endereço, entre outros.
• Emita a nota fiscal e o sistema irá gerar automaticamente o arquivo XML com todos os dados da nota.

5. Como ler o XML da NF-e?

É possível abrir um arquivo XML de forma simples, usando o bloco de notas no seu computador. No entanto, as informações ficarão desorganizadas e difíceis de entender.

Para ler um XML de forma mais eficiente, o ideal é que você  use um software específico para convertê-lo para outro formato, como um PDF.

6. É preciso armazenar o XML da nota fiscal?

A legislação determina que uma nota fiscal deve ser armazenada por, no mínimo, cinco anos. Como o arquivo com validade para os órgãos fiscalizadores é o XML, é esse formato que deve ser guardado.

Como se trata de um arquivo totalmente digital, o armazenamento é mais fácil do que o de documentos impressos, já que você não precisará de espaço físico para mantê-lo. Para mais segurança, o ideal é armazenar todos os XML em nuvem, para que fiquem resguardados de perda e sejam facilmente localizados quando e onde você precisar.

7. O DANFE substitui o arquivo XML?

Como você viu, o XML é o formato “oficial” da nota fiscal, sendo exigido em casos de fiscalização. Já o DANFE é o formato “visual” da nota, sem validade jurídica, e acompanha uma mercadoria para comprovar a transação.

Dessa forma, o DANFE não substitui o arquivo XML, apenas facilita a leitura das informações da nota. 

8. É possível automatizar a transmissão do arquivo XML?

Atualmente, existem softwares emissores de NF-e que permitem uma melhor gestão de arquivos XML, incluindo o envio automático a clientes e contadores, por exemplo. Assim, você não perde tempo nem prazos por ter que fazer o processo manualmente.

O emissor de NF-e da DIGISAN oferece essa e outras funcionalidades que facilitam sua rotina contábil e te ajudam a ter uma gestão fiscal mais eficiente e simplificada.

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