Canhoto de nota fiscal: o que é e quais as vantagens para a gestão digital

A contabilidade e a gestão empresarial estão em constante evolução e, por isso, a adoção de tecnologias é essencial para o sucesso de um negócio. Para pequenos empreendedores, essa modernização é de grande importância, uma vez que recursos eficientes colaboram para enfrentar desafios de forma mais simples e sustentável. 

E um dos recursos que contribui para otimizar operações e a conformidade contábil é o canhoto de nota fiscal em sua versão digital. Como um aliado estratégico da sua gestão, o canhoto facilita a comprovação de transações comerciais e a construção de uma abordagem ágil na administração financeira. 

Neste artigo, vamos te mostrar algumas vantagens desse componente e como ele participa de uma gestão contábil moderna, eficaz e alinhada com as demandas atuais.

O que é o canhoto de nota fiscal

O canhoto de nota fiscal, também conhecido como Comprovante de Entrega Eletrônico, é utilizado para comprovar a entrega de mercadorias. Ele é um elemento fundamental para a validação e rastreamento das transações comerciais, tendo um papel relevante na contabilidade, na logística e na conformidade empresarial.

Com a adoção dos canhotos digitais, não há mais necessidade de usar comprovantes de papel. No entanto,o arquivo no formato XML também deve ser armazenado por cinco anos, da mesma forma que acontecia na versão física.

Entre as informações que devem constar no canhoto de nota fiscal, estão:

• número do protocolo de autorização;
• data e hora de entrega;
• documento de identificação do responsável que recebeu a mercadoria;
• chave de acesso na nota fiscal referente ao produto;
• informação de localização geográfica da entrega.

Como funciona o canhoto digital de nota fiscal

O canhoto de nota fiscal é usado por empresas de transporte e logística para comprovar que um determinado pedido foi entregue. Trata-se de um documento que é preenchido no ato do recebimento, junto à própria Nota Fiscal ou ao DANFE.

Assim como o Aviso de Recebimento utilizado pelos Correios, quem recebe o produto assina o canhoto, que é enviado para o Fisco via Web Service e fica disponível para o responsável no Portal da Nota Fiscal. Para acessá-lo, basta ter a chave de acesso da NF-e.

A confirmação de entrega pode ser assinada de várias formas:

• por biometria do destinatário;
• com imagens de documentos;
• pela assinatura digital em tablets ou outros dispositivos móveis.

Depois da entrega, as informações ficam salvas em um arquivo XML, sem o risco de extravio, perdas ou deterioração da informação.

Quando é preciso usar o canhoto de nota fiscal

Há duas situações específicas que exigem o canhoto eletrônico de nota fiscal:

Comprovação de Entrega de NF-e

Na emissão de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e), o canhoto eletrônico é gerado sempre que a entrega de mercadorias é feita por frota própria da empresa. Esse registro digital, que integra o canhoto eletrônico com a NF-e, proporciona uma trilha confiável de documentação para fins de comprovação e auditoria.

Comprovação de Entrega para CT-e

Quando a entrega das mercadorias é realizada por uma transportadora terceirizada, o canhoto eletrônico é integrado ao processo de Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), gerado a partir das informações fornecidas pela transportadora. Esse registro valida a entrega, assegurando que o cliente receba os produtos conforme o planejado e que a transportadora cumpra suas obrigações.

Diferença entre canhoto de nota fiscal e DANFE

O canhoto da nota fiscal e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) são partes de um documento fiscal que registra a venda de produtos. No entanto, eles têm finalidades diferentes e são utilizados em diferentes momentos do processo de emissão e controle das notas fiscais.

• Canhoto da nota fiscal: traz informações como o número da nota fiscal, data de emissão, valor total da transação e os dados do comprador. Ele é destinado ao cliente e, após a entrega dos produtos, é assinado e devolvido ao vendedor como forma de comprovar a efetivação da operação. 
• DANFE: é um documento obrigatório quando se trata de NF-e e funciona como uma representação impressa da nota, com informações como o número da chave de acesso, código de barras, dados do emitente e do destinatário, descrição dos produtos, valores e outras informações da transação. Ele é utilizado para a conferência dos produtos no momento da entrega, para a comprovação da operação e também para o transporte dos produtos até que a NF-e seja autorizada e armazenada eletronicamente pelos órgãos competentes.

Vantagens da gestão de canhoto digital

A troca dos canhotos em papel pelo modelo digital traz vários benefícios para a gestão contábil e fiscal. Veja, a seguir, algumas dessas vantagens:

Menos burocracia

Com o canhoto digital, as tarefas burocráticas diminuem porque as imagens já vão direto para os arquivos de destino e ficam armazenadas em um dispositivo móvel ou nuvem.

Mais produtividade

Com menos tempo dedicado a atividades burocráticas, é possível otimizar a produtividade, focando em aspectos estratégicos do negócio.

Sustentabilidade

Substituir o papel por arquivos digitais com armazenamento em nuvem impacta positivamente suas finanças e o meio ambiente.

Mais segurança

Com os arquivos em formato digital, há menos riscos de perder informações ou cometer erros comuns entre documentos físicos que envolvem tarefas manuais.

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Como você viu, o canhoto digital de nota fiscal é um documento eletrônico que facilita a comprovação de entregas em transações comerciais e contribui para uma gestão mais ágil, transparente e confiável.

Aliando esse processo a sistemas integrados como o emissor de notas fiscais da DIGISAN, empreendedores de todos os portes podem alcançar a excelência na gestão fiscal e logística. Afinal, a combinação dessas ferramentas proporciona agilidade, precisão e conformidade, permitindo que os empreendedores concentrem seus esforços no crescimento do negócio. 

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