Como contratar emissor de nota fiscal?

Emitir nota fiscal é uma rotina frequente para qualquer empresa, tanto as que oferecem serviços quanto as que vendem produtos.

Afinal, trata-se de uma obrigação legal aplicada a todo estabelecimento comercial, com exceção dos microempreendedores individuais (MEIs), que só precisam emitir nota quando realizam transações com outras pessoas jurídicas.

Se você tem alguma dúvida sobre quais os tipos de nota fiscal que o MEI emite, leia este artigo.

À medida que a empresa vai crescendo, no entanto, e realizando mais transações, torna-se inviável a emissão de notas fiscais com eficiência de forma manual. Nesse momento surge a necessidade de contratar um emissor de nota fiscal.

Nosso artigo de hoje vai te mostrar como é feita essa contratação e ainda trará dicas de como escolher o melhor emissor para seu negócio!

Boa leitura!

O que considerar antes de contratar um emissor de nota fiscal

Atualmente, o SEBRAE disponibiliza o único software gratuito oficial para emissão de notas fiscais eletrônicas. Apesar de poder ser utilizado por qualquer empresa, o serviço hoje é utilizado principalmente por microempreendedores que não emitem documentos fiscais o suficiente, que justifiquem a contratação de um emissor pago. Tanto que a estimativa é de que mais de 90% das empresas usam emissores pagos.

Assim, apesar de ser funcional em demandas pequenas, o sistema não performa tão bem com um fluxo diário mais puxado, podendo travar, ficar sem suporte ou, até mesmo, sair do ar por várias horas. Também não é incomum que se percam dados, já que o backup precisa ser feito manualmente. 

Saiba mais sobre o emissor gratuito do SEBRAE acessando este conteúdo: 

Emissor gratuito de NF-e é confiável? Tire todas as suas dúvidas!

Dessa forma, chegamos à primeira consideração na hora de contratar um emissor de nota fiscal: se você já teve problemas com o sistema de emissão gratuito ou se o fluxo de notas fiscais está aumentando e já não é mais prático emiti-los manualmente, calculando tributos e impostos por conta própria, então já sabemos que o emissor gratuito não é para você. 

O próximo passo é fazer uma avaliação ainda mais profunda, mapeando as verdadeiras condições da sua empresa. 

1. As necessidades da sua empresa 

Quantas notas fiscais você emite geralmente por dia? E por mês? Quantos clientes sua empresa tem? Qual o seu fluxo de caixa diário, semanal e mensal?

Levantar essas informações vai te ajudar a compreender o momento em que seu negócio está e quais as suas reais necessidades. Isso te dará condições de escolher a melhor ferramenta dentre as várias disponíveis hoje, já que todas oferecem funcionalidades e possibilidades distintas.

Confira algumas das funcionalidades mais importantes, que todo emissor de nota fiscal deveria ter:

• Armazenamento em nuvem.
• Backup automático.
• Salvamento automático de dados/cadastro de clientes.
• Cálculo automático de impostos.
• Integração com sistema contábil.
• Sistema online.
• Suporte técnico acessível e rápido. 

Confira outras dicas de como escolher seu emissor de notas:

Saiba agora mesmo como escolher o melhor emissor de NF-e

2. O serviço e as funcionalidades 

Depois de conhecer a sua empresa, é hora de buscar um software capaz de atender às suas necessidades. 

Nesse momento, é importante conhecer as ferramentas oferecidas por cada emissor, o preço e também a reputação da empresa que o comercializa. 

Alguns questionamentos que você deve fazer em relação à empresa:

• A empresa possui uma boa reputação?
• O que os clientes dizem sobre ela? 
• Como é o atendimento ao cliente? 
• Ela oferece uma versão de teste do emissor? 

Lembre-se que visar apenas a versão mais barata pode significar prejuízos para seu negócio depois. Problemas com notas fiscais podem trazer consequências (e prejuízos) importantes para seu negócio, inclusive com os órgãos de fiscalização.

3. O período de teste

Muitas pessoas desconsideram um detalhe básico, na hora de escolher um emissor, que é a possibilidade de fazer um período de teste.

Mas esse é um diferencial oferecido por algumas empresas, que faz toda diferença nesse processo de escolha e contratação de um emissor de notas fiscais.

Por meio desse teste, você terá condições de avaliar se:

• as funcionalidades disponíveis no software são aquelas que seu negócio precisa;
• o suporte da empresa realmente te atendeu;
• a interface do emissor é simples e intuitiva;
• tudo funcionou corretamente, no momento em que você precisou.

Só o fato de oferecer um período de teste gratuito já diz muito sobre a empresa. Afinal, é um sinal bem claro de que ela confia na qualidade do produto que está oferecendo. Na hora de avaliar seu próximo emissor, não deixe esse quesito de fora.

Listamos neste artigo algumas perguntas cruciais que você deve fazer na hora de escolher seu emissor de notas fiscais:

7 perguntas essenciais antes de escolher seu emissor! 

Passo a passo para contratar um emissor de nota fiscal

Com as informações trazidas até aqui, você já tem informações muito úteis para fazer uma boa escolha de seu emissor de notas fiscais. Para deixar essas etapas mais intuitivas, você pode seguir esse passo a passo abaixo: 

1. Identificar as necessidades da sua empresa: quantidades de notas fiscais, rendas, rotinas contábeis e fiscais. 
2. Com essas informações, pesquisar empresas que ofereçam o serviço de emissão de notas fiscais, com funcionalidades como: armazenamento em nuvem, backup automático, cadastro de clientes, cálculo automático de impostos, integração com sistema contábil, sistema online (acessível de qualquer lugar), bom suporte técnico. 
3. Avaliar a reputação e o serviço da empresa, checando a opinião dos usuários, as avaliações quanto ao serviço e ao suporte, entre outros. 
4. Verificar se é oferecido um período gratuito de teste. 
5. Se ainda houver dúvidas, tentar saná-las com o suporte. 

Leia também:

Os maiores erros das empresas ao emitir Nota fiscal Eletrônica

Por que escolher o emissor de nota fiscal da Digisan?

Como vimos neste artigo, emitir notas fiscais é uma obrigação que todo negócio precisa cumprir para se manter de acordo com a legislação. Mas para que seja possível cumprir essa tarefa, com eficiência e facilidade, você precisa contar com um bom emissor de NF-e.

Porém, na hora de contratar um emissor de nota fiscal, é preciso seguir alguns critérios a fim de fazer uma boa escolha, que resolva as necessidades do seu negócio de forma prática, simples e eficaz.

Na DIGISAN você encontra todas as principais funcionalidades necessárias para auxiliar o seu negócio, pensadas para a sua realidade, como: 

• Dados armazenados digitalmente em nuvem criptografada e protegidos de criminosos digitais.
• Suporte técnico personalizado e humanizado.
• Emissão ilimitada (e rápida) de notas.
• Sistema online, com backup automático de todas as informações.
• Documentos facilmente acessíveis na plataforma.
• Preenchimento automático de notas.
• Cálculos automatizados.
• Banco de dados online e atualizado frequentemente, sempre em dia com as mudanças tributárias. 
• Design interativo e de fácil acessibilidade.
• Tutoriais e treinamento para a integração da plataforma.
• Integração de sistemas contábil, financeiro e de gestão.
• Envio de notas em XML e PDF instantâneo para seus clientes e contadores. 

E para que você tenha certeza de que o emissor DIGISAN é mesmo para você, oferecemos um período gratuito de teste de 7 dias!

Come seu teste grátis com a DIGISAN agora mesmo