Nota fiscal

Como emitir nota fiscal em e-commerce

Se você tem ou está pensando em começar uma loja virtual, é importante se atentar à importância de emitir notas fiscais para e-commerce com segurança e eficiência. Saiba mais neste artigo.

É inquestionável: os e-commerces chegaram para ficar. Dados da ABComm (Associação Brasileira de Comércio Eletrônico) mostram que o setor atingirá a marca de R$ 185,7 bilhões em 2023

O número representa bem como o setor é promissor. No entanto, se você está pensando em entrar nesse mercado, é necessário entender como emitir nota fiscal em e-commerce. Afinal, suas transações no ambiente virtual também devem se manter seguras e transparentes, tanto para a empresa quanto para os consumidores.

Neste artigo, vamos explicar todo o processo para que você se sinta mais seguro em suas negociações e cumpra todas as obrigações fiscais exigidas para esse tipo de negócio.

Quais são as notas fiscais emitidas em e-commerce?

Há vários tipos de documentos fiscais que podem ser emitidos pelas empresas, dependendo da natureza da operação. 

No caso dos e-commerces, os principais são: 

Quais cuidados devem ser tomados com a emissão de notas?

Como você sabe, deixar de emitir notas fiscais é crime e pode levar a várias penalidades. Mas emitir notas de forma irregular também causa complicações com o Fisco e com a Justiça.

Por isso, é importante tomar alguns cuidados na hora de gerar notas fiscais para o seu e-commerce. Confira alguns deles.

Emissão obrigatória

Cumprir com a legislação, que obriga a emissão de nota fiscal para todas as transações comerciais, independentemente do valor e de estar no ambiente físico ou virtual.

Organização e arquivamento

Manter uma boa organização das notas fiscais é fundamental para a gestão do fluxo de caixa. As notas devem ser arquivadas corretamente, facilitando o acesso quando necessário.

Documentação completa

Ao fazer a emissão da nota fiscal, é importante informar corretamente os dados do emitente, destinatário e do produto. Isso inclui o preenchimento de informações como CNPJ, endereço, descrição do serviço e valor total da transação.

Utilização de sistemas eficientes

Contar com um sistema eficiente de emissão de nota fiscal no e-commerce é essencial. Além de facilitar a geração das notas, eles ajudam na organização e redução de erros.

Quais erros podem ser cometidos na hora de emitir nota fiscal para e-commerce?

Na emissão de nota fiscal para e-commerce, diversos erros podem ocorrer, podendo resultar em problemas legais, financeiros e operacionais. 

Aqui estão alguns erros comuns que devem ser evitados.

Informações incorretas

Preencher incorretamente informações como CNPJ, endereço, descrição do produto ou serviço, valor total da transação, entre outros, pode levar a problemas na validação da nota fiscal.

Falta de organização na documentação

Não manter uma organização adequada das notas fiscais pode dificultar a gestão do fluxo de caixa e causar problemas em auditorias.

Uso de Certificado Digital vencido

O Certificado Digital utilizado para assinar a nota fiscal tem uma validade. Usar um certificado vencido pode invalidar a nota.

Problemas na integração com a Secretaria da Fazenda

Falhas na integração entre o sistema da empresa e a Sefaz podem resultar em problemas no processo de emissão.

Atrasos na emissão

Embora não haja um prazo para emitir nota fiscal determinado em lei, demorar para emitir a nota pode causar transtornos ao cliente e comprometer a regularização da empresa perante os órgãos fiscais.

Não gerar o Danfe

O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe) é essencial para acompanhar a mercadoria em trânsito. Não enviá-lo pode causar problemas no transporte e entrega dos produtos.

Como é a emissão de nota fiscal para e-commerce?

Emitir nota fiscal para e-commerce de maneira fácil e segura envolve seguir alguns passos e utilizar ferramentas adequadas. 

Veja, a seguir, algumas orientações que podem facilitar o processo.

Abertura da empresa

Formalize a empresa, abrindo um CNPJ e fazendo o credenciamento na Secretaria da Fazenda do estado em que sua empresa está localizada.

Certificado Digital

Adquira um Certificado Digital, que será utilizado para assinar eletronicamente as notas fiscais.

Emissor de nota fiscal

Depois disso, é hora de investir em um bom emissor de notas fiscais. Esse tipo de ferramenta facilita sua gestão fiscal, pois integra sua empresa com a Sefaz, armazena informações sobre seus clientes, produtos e serviços e gera backups automáticos de todas as notas emitidas.

Cadastro de produtos e serviços

No sistema escolhido, cadastre todos os seus produtos ou serviços, informando detalhes como descrição, código e valor.

Configurações fiscais

Configure as opções fiscais corretas, como a tributação que se aplica aos seus produtos ou serviços, alíquotas de impostos, entre outros.

Emissão da nota fiscal

Ao realizar uma venda, a nota fiscal deve ser gerada automaticamente pelo sistema e, em seguida, deve ser enviada ao cliente juntamente com o produto ou serviço. A nota eletrônica pode ser enviada por e-mail ou whatsapp.

Arquivamento das notas

Para atender à legislação e evitar problemas com o Fisco, guarde uma cópia da nota fiscal e outros documentos fiscais relacionados pelo prazo mínimo de 5 anos. Além disso, faça backups regularmente para garantir a segurança dos dados.

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Como você viu, emitir nota fiscal em e-commerce é algo que pode ser feito sem complicação, desde que você atenda a algumas exigências e tenha os recursos certos para isso, como o uso de um emissor de notas fiscais confiável.

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