Vivemos na era digital, um período marcado pela digitalização de praticamente todas as áreas da sociedade e setores da economia.
Um dos setores que mais se beneficiou dessas inovações, sem dúvida, foi a contabilidade. Podemos dizer que a contabilidade digital é a contabilidade do futuro.
Mas o que é contabilidade digital? Resumidamente podemos defini-la como a automatização de etapas do trabalho contábil, utilizando ferramentas digitais e online, como aliadas nas rotinas diárias.
Em troca, os escritórios de contabilidade ganham produtividade, organização, crescimento, economizam dinheiro, melhoram a qualidade dos seus serviços, dentre outros benefícios.
Acompanhe o artigo para descobrir o que a contabilidade digital pode fazer pelo seu escritório de contabilidade!
O trabalho diário do contador tradicional é repleto de etapas. Entre a realização de cálculos, preenchimento e armazenamento de documentos, cobranças de materiais, busca por notas e dados, análise de resultados, proposição de estratégias e atendimento a clientes, dá para ter uma ideia de como é uma rotina puxada.
A contabilidade digital surgiu exatamente para reduzir etapas, deixando computadores e softwares encarregados das atividades mais mecânicas, a fim de aprimorar o trabalho do contador. Assim, ele pode se dedicar ao que é mais importante: o cliente.
Dessa forma, atualmente existem softwares especializados em realizar a escrituração contábil, emissão de notas digitais, armazenamento de dados em nuvem, gestão online de equipes e muito mais.
Esses recursos se utilizam do universo online para garantir maior rapidez, integração e transparência para dados e rotinas.
Chamamos a contabilidade digital de contabilidade do futuro; mas como isso se traduz em benefícios para você e seu escritório contábil? Confira abaixo.
Um dos principais benefícios de implantar a contabilidade digital está na otimização do tempo.
Ao implantar soluções tecnológicas para tarefas mais burocráticas e mecânicas (cálculos, preenchimentos e lançamentos) você garante mais tempo para seus colaboradores investirem em atendimento ao cliente e em contabilidade consultiva.
Se você ainda não ouviu falar sobre contabilidade consultiva, é um tipo de contabilidade que aproxima o contador do cliente, compreendendo suas necessidades e trabalhando diretamente para atendê-las.
Nessa forma de trabalho, o contador deixa de ser somente a pessoa que executa tarefas, e passa a trabalhar como um consultor do empresário, compreendendo mais profundamente suas necessidades e participando mais ativamente das decisões do negócio.
A longo prazo isso significa clientes mais informados e mais bem preparados para tomar decisões melhores para seus negócios. Como recompensa, você fideliza seus clientes e amplia o relacionamento com eles.
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Armários e pastas cheias de documentos podem ser um verdadeiro pesadelo para escritórios de contabilidade.
Afinal de contas, é mais fácil perder documentos e mais difícil encontrá-los. Mesmo com um sistema tradicional muito organizado, a tarefa se torna muito mais rápida com a digitalização e armazenamento em nuvem.
De fato, pesquisas já observaram que empresas que adotaram o armazenamento digital cresceram cerca de 15%, em comparação a 4% de crescimento para empresas que não se modernizaram.
E não é difícil entender a razão para essa maior eficiência. Esses sistemas permitem um armazenamento mais otimizado e organizado, buscas inteligentes, possibilidades de compartilhamento (com a equipe e com clientes), níveis de acesso pré-definidos, entre outras vantagens.
Além disso, lembre-se que papel se desgasta ou apaga com o tempo. Com arquivos digitais, você ainda garante que, caso seja necessário, seus documentos estarão intactos daqui 10 ou 20 anos.
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Muitas pessoas – principalmente de setores mais tradicionais, como a contabilidade – ainda não confiam completamente nos meios digitais. Afinal de contas, notícias sobre dados vazados, ataques de hackers e coisas do tipo, vira e mexe aparecem por aí.
E como contadores lidam com documentos muito importantes (seus e dos clientes), que não podem correr o risco de serem perdidos, é natural o receio.
Contudo, um ponto a ser considerado é que existem estratégias de segurança online muito eficientes, como a criptografia de dados. Repare que empresas que trabalham com essa tecnologia, muito raramente estão envolvidas em casos de vazamento de informações.
Por essa razão, sempre escolha softwares que garantam essa camada especial de segurança. Aqui na DIGISAN, por exemplo, todos os serviços prestados são armazenados em uma nuvem de dados criptografada.
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As funcionalidades tecnológicas não se limitaram apenas ao meio da contabilidade. Atualmente é possível ter acesso a diversas ferramentas de gestão de equipes que são fáceis de acessar, têm um design intuitivo e são simples de acompanhar.
Trello, Asana, Monday, Runrun.it são exemplos de software de gestão que podem auxiliar nos processos de organização do seu escritório contábil. Dessa forma, seus colaboradores ficam informados de tudo que precisa ser feito, como e quando.
Especialmente no contexto da pandemia, com muitas empresas adotando o regime de trabalho home office, é essencial investir em ferramentas para manter a proximidade e a troca de informações entre a sua equipe, de maneira rápida e eficiente.
Por isso, talvez seja hora de considerar aposentar as planilhas de Excel para gestão de equipes e investir em um sistema mais moderno e eficiente!
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Como captar e fidelizar clientes na contabilidade: 10 dicas fundamentais!
A máxima já dizia, para ganhar dinheiro é preciso gastar dinheiro. Melhoramos esse ditado popular para que seja mais verdadeiro: para ganhar dinheiro é preciso investir dinheiro. Se estamos falando em contabilidade digital, estamos falando em novos softwares, equipamentos e sistemas.
O custo-benefício da modernização pode ser sentido já no médio prazo, com redução de gastos com papel e até mesmo com os colaboradores, já que a contabilidade digital proporciona recursos para implantar uma seção de contadores que trabalhe remotamente.
Na prática, isso se traduz em contas menores de água e de luz e até um aluguel mais barato, com escritórios grandes em rede, mas compactos fisicamente.
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Como melhorar a comunicação entre contador e cliente
Contadores lidam com obrigações fiscais e tributárias, e nós sabemos como podem ser complicadas (e caras) as consequências de erros ou atrasos.
Multas, juros e até processos mais sérios podem acometer as empresas que cometem erros em declarações e documentações. Assim, cada nota fiscal conta.
Errar é humano, e colaboradores cansados cometem mais erros. Isso é natural especialmente considerando o volume de trabalho envolvido em atividades contábeis. Para prevenir ocorrências assim, os softwares surgem como uma solução.
Na DIGISAN, por exemplo, você desfruta de um sistema de emissão de notas e certificados digital com preenchimento automático pela própria plataforma.
Além disso, nosso software ainda armazena especificações dos principais impostos e tributos (Cofins, PIS, ICMS) e calcula o valor exato a ser pago, possibilitando o envio automático para colaboradores e clientes.
Saiba mais!
10 vantagens da DIGISAN para emissão de NF-e
Precisa checar um documento antes de chegar ao escritório? Ou então foi para casa e esqueceu de pegar uma informação importante num arquivo? Com a contabilidade digital você não precisa fazer a viagem de volta para o escritório para consultar ou resgatar informações importantes.
Basta logar na rede e acessar todos os dados instantaneamente, de onde você estiver. Além disso, com a expansão dos certificados digitais, documentos digitais estão sendo cada vez mais reconhecidos e aceitos em todos os lugares.
E ainda torna mais fácil o processo de compartilhamento de documentos com seus colaboradores, o que te previne de ter de fazer as antigas visitas às máquinas copiadoras.
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O que é certificado digital e qual sua relação com as notas fiscais
A tecnologia pode e deve ser uma aliada para todos os contadores. Afinal, ela é capaz de otimizar o trabalho e ainda manter o papel de destaque do profissional, como analista e agente de grandes mudanças.
O contador nunca será substituído pela tecnologia, é importante ressaltar. Na verdade, ele será cada vez mais valorizado e necessário. O mercado empresarial brasileiro continua a crescer, e seu escritório contábil precisa estar equipado para receber e atender com excelência todos os seus clientes.
Para isso, conte com a DIGISAN! Já te contamos sobre o nosso emissor de notas e certificados digitais, que inclui preenchimento automático de informação e armazenamento de dados em nuvem criptografada. Você pode emitir e salvar quantas notas quiser.
Contudo, ainda não te contamos mais uma novidade importante: contadores parceiros da DIGISAN não pagam nada para usufruir dos serviços. Basta se cadastrar na plataforma e chamar os seus clientes para se registrarem.
Acho interessante? Acesse nosso site e saiba mais sobre essa parceria com a DIGISAN.
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