Veja os 5 documentos contábeis mais importantes para a empresa!

Os documentos contábeis de uma empresa são elementos importantíssimos para o serviço de contabilidade, que você contratou para o seu negócio. Com base nesses papéis, seu contador fornecerá toda a informação que necessita para gerenciar o empreendimento.

Apesar da sua importância, é muito comum encontrarmos donos de negócios que se esquecem de entregar esses documentos para sua contabilidade dentro do prazo, podendo gerar atrasos e multas para a empresa.

Pensando na importância desse tipo de assunto, resolvemos escrever este artigo. Nele, apresentaremos os 5 documentos mais importantes e quais cuidados você deve ter com cada um deles. Acompanhe!

O que são e qual a importância dos documentos contábeis?

Documentos contábeis são papéis que carregam dados e informações que posteriormente serão utilizados pela contabilidade da sua empresa. Com eles, seu contador executará todo seu trabalho para gerar as informações e cumprir com as obrigações do seu empreendimento, como envio de declarações, apuração e pagamento de impostos, entre outras.

Além disso, utilizando esses documentos, a contabilidade emitirá as importantíssimas demonstrações contábeis, que são peças essenciais para fornecer informações para que você tome algumas decisões importantes para o seu negócio. Além disso, muitos desses demonstrativos são obrigatórios e precisam ser apresentados em determinados períodos.

Sem os documentos contábeis, é impossível para o seu contador executar todas as suas rotinas administrativas e de contabilidade para a sua empresa. Sendo assim, ao omitir documentos, você simplesmente está deixando de obter informações precisas sobre a sua empresa.

Quais são os 5 principais documentos contábeis de uma empresa?

Agora que você entendeu o que são documentos contábeis e qual a importância deles para a contabilidade da sua empresa, vamos destacar quais são os principais. Além disso, você entenderá quais as boas práticas que devem ser adotadas com cada um deles. Acompanhe!

1. Notas fiscais

As notas fiscais podem ser consideradas como os documentos contábeis mais importantes de uma empresa. Com elas, a sua contabilidade calculará os impostos devidos no mês. Além disso, elas fornecerão informações sobre as vendas, bem como, as despesas que ocorreram no mesmo período para, então, apurar o resultado do seu negócio.

Apesar dessa importância vital para a contabilidade da sua empresa, as notas fiscais são os documentos que mais apresentam problemas na hora de enviar para a contabilidade. As empresas podem correr um sério risco de acabar deixando de enviar algumas notas fiscais, mesmo que involuntariamente.

Assim, é importante saber que podem haver penalidades ou outras consequências muito graves quando uma empresa deixa de emitir ou enviar uma nota fiscal. Hoje, os órgãos fiscalização acompanham tudo de muito perto e foi-se o tempo em que o faturamento de uma empresa poderia passar desapercebido.

A cada dia a Receita Federal e demais órgãos de fiscalização estão adquirindo sistemas cada vez mais avançados que capazes de encontrar irregularidades e inconsistências em frações de segundos. Portanto, assim como a tecnologia vai progredindo, você deve melhorar os seus controles e tomar o máximo de cuidado para não deixar nenhuma nota fiscal de fora dos documentos enviados à contabilidade.

2. Extratos de meios de pagamento

Os extratos de meios de pagamento são tão importantes quanto as notas fiscais. Isso porque eles também contém as informações sobre o seu faturamento, que serão utilizadas para calcular os tributos, bem como o resultado de lucro ou prejuízo do seu negócio.

Os extratos bancários também são peças muito importantes nessa etapa. Além de terem a data de pagamento de alguns de seus clientes eles também carregam diversas taxas pagas que, geralmente, não acompanham guias, boletos ou demais comprovantes.

3. Comprovantes de recolhimento de tributos e pagamentos diversos

Os comprovantes de pagamento, principalmente as guias de pagamento dos tributos, são essenciais para que a contabilidade realize seus trabalhos da forma ideal. Com esses comprovantes, o seu contador alimentará o saldo de fornecedores, empréstimos e demais despesas a pagar, podendo gerar relatórios detalhados de cada uma dessas contas.

4. Documentos trabalhistas

Os documentos trabalhistas são, basicamente, os recibos de pagamento dos seus empregados, impostos pagos, folha de pagamento e demais papéis que comprovam qualquer tipo de movimentação relacionada aos seus colaboradores. Eles também são vitais para a manutenção da contabilidade da sua empresa. Além de serem necessários para apurar o resultado do negócio, muitas obrigações exigem a apresentação de informações contidas em determinados documentos.

Também é importante mencionar que os documentos trabalhistas precisam ficar armazenados por um tempo mais longo que os outros. Alguns, inclusive, precisam ser guardados por décadas, antes de serem descartados.

5. Contratos diversos

Os contratos, quase sempre, são esquecidos de serem enviados à contabilidade. Entretanto, também são de grande importância para fornecer informações contábeis, bem como, para cumprir com algumas obrigações.

Com os contratos, a sua contabilidade poderá inserir a data em que determinado acordo foi firmado, bem como os seus valores. Com isso, a cada pagamento, o montante será atualizado e o valor do contrato, caso tenha sido parcelado, será devidamente abatido do montante contratado.

Um exemplo clássico desse processo pode ser observado com os contratos de financiamento ou empréstimo. Além desse tipo de documento, é importante enviar para sua devida contabilização os contratos firmados para recebimento de valores com clientes ou demais devedores.

Todos esses contratos devem ser enviados para a contabilidade, no entanto, o ideal é que você forneça apenas uma cópia simples, pois o original precisa estar na sede da empresa para que seja consultado quando necessário.

E por falar em arquivamento, também é importante destacar a necessidade do armazenamento adequado dos documentos. A maioria deles precisa ficar guardada por um determinado período de tempo e, caso seja necessário apresentar algum documento e e a empresa não o tiver, é muito provável que ela seja penalizada.

Agora que você entendeu a importância dos documentos contábeis, bem como os cuidados que precisa ter quanto ao armazenamento, não perca mais tempo. Volte o olhar para sua empresa e verifique se você está fornecendo todas as informações necessárias para que a contabilidade realize o trabalho de forma adequada.

Gostou deste artigo? Que tal continuar lendo sobre o assunto? Então, confira o post que preparamos para você. Nele, mostraremos quais são os tipos de notas fiscais existentes no Brasil.

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