O fechamento contábil é um dos processos mais importantes dentro de uma empresa; por meio dele, a sua contabilidade receberá todos os documentos, dados e informações necessários para que possa emitir os relatórios gerenciais e cumprir com as obrigações que lhe são impostas pela Secretaria de Fazenda e Receita Federal.
Quando esse procedimento não é feito de forma correta, você pode deixar o seu negócio sujeito a erros passíveis de ser encontrados por fiscais, podendo até mesmo ser multado.
Pensando na importância do fechamento contábil, vamos apresentar para você uma metodologia para realizá-lo da forma correta. Acompanhe!
O fechamento contábil é um procedimento realizado nos primeiros dias de um mês. Ele consiste no envio de documentos, dados e informações para a contabilidade da sua empresa referentes ao mês anterior. Por exemplo: em abril, você deve enviar os elementos mencionados referentes a março.
O objetivo principal desse procedimento é transmitir para o seu contador todos os elementos que movimentaram a sua empresa; dessa forma, ele poderá inserir esses dados em seu sistema contábil e cumprir com todas as obrigações destinadas à sua empresa.
Entretanto, o principal trabalho que a sua contabilidade realizará com os elementos do seu negócio será o fornecimento de informações e relatórios precisos, para que você dono de negócio possa tomar decisões mais assertivas em relação ao financeiro da sua empresa.
Nesse sentido, o fechamento contábil torna-se um importante procedimento dentro dos negócios; afinal, é por meio dele que toda a contabilidade da empresa será elaborada.
Como você pode perceber, por meio do fechamento contábil, todo o trabalho da contabilidade da sua empresa é realizado.
Nesse sentido, caso ocorra alguma falha nesse processo, os relatórios, tributos e obrigações poderão ser afetados, colocando a empresa em posição de vulnerabilidade tanto para que órgãos tributantes autuem-na, quanto para que os gestores tenham informações incorretas em mãos.
Portanto, é muito importante que esse procedimento seja realizado com o máximo de cautela e atenção possível, seguindo as dicas que mencionaremos nos tópicos seguintes. Continue lendo!
O primeiro passo que você precisa dar para manter o fechamento contábil da sua empresa ocorrendo de forma eficiente é definir uma rotina específica para essa atividade. Ou seja, você precisa elaborar um pequeno passo a passo e destacar os colaboradores que estarão envolvidos no processo.
Assim, evita que seus funcionários fiquem sem saber o que fazer quando chegar o dia de separar os documentos para o fechamento contábil e posterior envio para a empresa de contabilidade que presta serviços para você.
O segundo passo é separar toda a movimentação fiscal. Com base nesses dados e informações, o seu contador efetuará a apuração dos seus tributos e, em seguida, o envio das informações para os órgãos tributantes.
É preciso ter muita atenção durante essa etapa, pois a falta de um único documento fiscal pode colocar em risco a apuração tributária da sua empresa, bem como a alimentação de informações sobre clientes e fornecedores.
O terceiro passo é enviar toda a movimentação financeira. Ou seja, todos os pagamentos, recebimentos, empréstimos e contratos que foram firmados pela empresa durante o mês de referência do fechamento contábil.
Esses dados são importantes para que o contador possa realizar o controle de empréstimos, financiamentos, clientes a receber e fornecedores a pagar, além de outros dados fundamentais para que a gestão da empresa tenha relatórios concisos e precisos.
O controle de estoque também é algo que interfere diretamente na contabilidade da sua empresa. Sendo assim, é importante que ele seja alimentado diariamente, e, no dia de enviar as informações ao contador, os dados referentes a ele também devem estar presentes.
Para algumas empresas, o envio do estoque faz parte de uma obrigação acessória. Portanto, é muito importante fazer esse procedimento mensalmente, para evitar problemas com os órgãos tributantes.
Além dos trabalhos manuais, você também precisará utilizar algumas ferramentas essenciais. Algumas empresas têm uma movimentação considerável, e separar todos os documentos e dados de forma manual pode ser um trabalho exaustivo e interminável.
Por isso, é interessante investir em algumas ferramentas no mercado que possibilitem agilizar o processo. Um exemplo disso são os softwares capazes de enviar toda a movimentação fiscal de uma empresa automaticamente para a contabilidade.
Ou seja, com apenas alguns cliques, você conseguirá enviar para a sua contabilidade, de forma eletrônica, todos os documentos fiscais emitidos ou recebidos por sua empresa em determinado mês.
Esse é apenas um exemplo do quanto a tecnologia pode agilizar o processo de fechamento contábil em uma empresa. Como o mundo caminha para integração de dados, a cada ano, esse processo vai ficando cada vez mais automatizado, demandando menos horas de trabalho e uma menor participação dos seus colaboradores.
Por fim, é importante que você tenha em mente que o fechamento contábil é um procedimento que reflete a organização e o gerenciamento dos dados e informações da sua empresa. Portanto, se o seu estabelecimento não tem um bom controle desses elementos, é bem provável que não consiga enviar as informações da forma ideal.
Por esse motivo, você precisa, antes de qualquer coisa, “arrumar a casa” e colocar ordem nos seus papéis e nos procedimentos que os envolvem. Somente assim, será possível ter uma boa organização e realizar essa tarefa de forma eficiente.
Se você seguir todas as dicas que mencionamos neste breve artigo, o fechamento contábil não será um problema em seu estabelecimento, e você e sua equipe terão tranquilidade em executar essa tarefa, fazendo-a de forma a contribuir para gerar os resultados que a contabilidade pode fornecer.
Gostou do artigo de hoje? Que tal continuar aprendendo sobre assuntos importantes para o sucesso da sua empresa? Então, confira outro post que preparamos para você. Nele, mostramos o que é NCM e qual a sua relação com as Notas Fiscais.
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