Como não se dar mal em uma fiscalização da Receita Federal?

Nos últimos anos, a fiscalização da Receita Federal passou a ter um grande nível de qualidade. Os agentes do fisco conseguem, com apoio de novas ferramentas, identificar problemas e fraudes com alto nível de precisão.

Para os gestores empresariais, esse cenário criou um novo desafio. Para se proteger, é necessário ter uma atenção contínua ao modo como tributos são recolhidos e informações fiscais. Qualquer falha pode causar um grande prejuízo em multas.

Existem muitas estratégias possíveis de serem aplicadas para evitar problemas com a fiscalização da Receita Federal. Quer saber algumas? Então veja o post abaixo!

Garanta a qualidade da escrituração fiscal e contábil do negócio

O setor contábil lida com muitos dados fiscais. Para evitar problemas, a escrituração deve estar preparada para categorizar e armazenar informações da sua empresa do modo mais eficaz.

Trabalhe com os profissionais da área, ou seu contador, para que o método utilizado para armazenar registros impressos seja coerente e integrado. Também crie mecanismos de verificação, diminuindo o número de conflitos com as informações, como por exemplo dados duplicados ou desatualizados, pois no momento que o fisco chegar em sua empresa para fiscalização, pode gerar uma baita dor de cabeça. Assim, você poderá entregar aos fiscalizadores todas as informações que eles solicitarem em tempo ábil de não sofrer com multas.

Não deixe de emitir notas fiscais para todas as suas vendas

Toda venda ou prestação de serviços exige a emissão de uma nota fiscal. Este documento permite que o negócio recolha os tributos corretos, dá ao comprador a prova de que o seu dinheiro foi gasto com algo e protege ambas as partes de uma relação comercial de problemas com o fisco.

Portanto, sempre faça uma emissão correta das notas fiscais relacionadas às suas vendas de produtos e serviços prestados. Se possível, utilize um software específico para este processo: ele será capaz de coletar e calcular dados de impostos automaticamente, reduzindo erros e melhorando a rotina administrativa da sua empresa.

Faça o armazenamento correto de documentos fiscais do negócio

No processo de compra de ferramentas, contratação de serviços ou mesmo o investimento em novas soluções, sempre trabalhe para que o time de compras tome cuidado com o software de emissão de notas fiscais. Trabalhe para que os processos de verificação de dados, armazenamento de documentos e gestão de tributos seja o melhor possível, para a realidade do seu negócio.

As notas fiscais emitidas, por exemplo, devem ser salvas por pelo menos cinco anos. Além disso, dados sobre a gestão de estoque, assim como o balanço financeiro da companhia, devem ser mantidos em um lugar de fácil acesso. Isso evita erros e problemas no momento de apresentar os registros.

Tenha uma forma transparente de manter e exibir dados fiscais

Durante a fiscalização da Receita Federal, o auditor avaliará a qualidade de todos os dados financeiros do negócio. Portanto, é importante que a empresa possua um mecanismo simples e transparente para exibir registros e evitar erros na análise. Como já comentando, o empresário tem que ter em mãos todas as notas fiscais emitidas nos últimos cinco anos, informações sobre gerenciamento de estoque, produtos em entrada e saída, bem como o balanço financeiro.

Uma das formas de atingir esse objetivo é investir em um software de gestão. Ele concentrará todos os dados da companhia de modo automático, eliminando ao máximo qualquer chance de erros.

Além disso, o modo como as informações analógicas são salvas também importa. Como apontamos acima, é crucial que a empresa tenha dados organizados, classificados e de fácil acesso. Assim, o responsável pelo fiscal da sua empresa (normalmente o contador) poderá executar o trabalho dele mais facilmente, e a empresa ficará protegida contra qualquer problema.

Se você possui uma empresa há muito tempo, a fiscalização da Receita Federal certamente é algo que já fez parte do seu dia a dia. Para evitar problemas durante qualquer fiscalização da Receita Federal, é necessária uma boa rotina de gestão, que evita erros (como informações registradas da forma errada e o pagamento de tributos em atraso) e garante a ausência de fraudes no ambiente corporativo. Dessa forma, o negócio maximiza a sua performance e evita os prejuízos causados por falhas na gestão tributária.

Gostou deste post? Então compartilhe as nossas dicas nas suas redes sociais e auxilie os seus parceiros a evitarem problemas!

[rock-convert-pdf id="512"]Leia também: 8 sinais de que você precisa mudar seu emissor de NF-e