Entenda a Nota Fiscal Complementar e de Ajuste

Manter a precisão nas notas fiscais é essencial para o sucesso do seu negócio. Afinal, são elas que vão registrar todas as transações comerciais, garantir o cálculo correto dos impostos e manter sua contabilidade em ordem.

No entanto, devido a complexidades ou mesmo distrações, erros podem acontecer. É aí que surgem duas aliadas valiosas: a Nota Fiscal Complementar e a Nota Fiscal de Ajuste.

Neste artigo, vamos mostrar como elas funcionam, identificar suas diferenças e, o mais importante, fornecer orientações claras sobre quando aplicar cada uma delas em sua rotina fiscal.

Diferenças entre Nota Fiscal Complementar e de Ajuste

Embora os dois tipos de nota sejam destinados à correção de informações em uma NF-e emitida com erros, elas não são a mesma coisa e é preciso entender as diferenças entre Nota Fiscal Complementar e Nota Fiscal de Ajuste para saber quando utilizar cada uma delas.

O que é Nota Fiscal Complementar

Imagine a situação: um número na sua NF original foi preenchido errado ou está em aberto e você precisa corrigir. A Nota Fiscal Complementar resolve isso de maneira fácil e ágil.

Como o próprio nome já diz, esse tipo de nota complementa as informações da nota fiscal original, mas não a substitui. Por isso, as notas devem ser apresentadas sempre vinculadas uma à outra, garantindo que todas as informações estejam presentes.

A NF-e Complementar deve ter algumas informações importantes, como: 

• Chave de acesso da NF oficial, composta por 44 algarismos;

• Natureza da operação (se é complemento para preço, quantidade ou tributo);

• Diferença entre quantidade/preço, caso o erro tenha relação com o preço ou a quantidade de produtos ou serviços;

• Modalidade de frete.

Vale lembrar que o prazo para ajuste de preço é de 3 dias corridos após a emissão da nota fiscal oficial. Já para alteração da quantidade de produtos ou irregularidades tributárias, o prazo pode ser maior dependendo do caso em específico e de onde está localizada a sua empresa. 

O que é Nota Fiscal de Ajuste

Já a emissão da Nota Fiscal de Ajuste é necessária para retificar uma nota que não foi cancelada dentro do prazo legal de 24 horas. Ela pode corrigir erros nos valores de impostos, mas não é usada quando se trata de comprar ou vender mercadorias. Basicamente, é uma ferramenta para ajustar números, não para lidar com produtos.

Dessa forma, a NF de Ajuste não corrige:

• Variáveis no cálculo dos impostos, como valor da operação, base de cálculo e alíquota (para esses casos deverá ser usada a NF-e Complementar);
• Dados cadastrais que interfiram na alteração de identidade e/ou no endereço do destinatário, ou remetente;
• Data de saída da mercadoria;
• Data de emissão da NF-e.

Assim como na nota complementar, há alguns campos que devem constar na NF-e de Ajuste:

• A informação "3- NF-e de Ajuste", indicando a finalidade da emissão;
• Chave de acesso da NF original, além da descrição"Estorno de NF-e não cancelada no prazo legal";
• Os mesmos dados de serviços e produtos e valores da nota fiscal original;
• Justificativa do estorno no campo "Informações adicionais de interesse do Fisco".

Diferença entre nota complementar e de ajuste e Carta de Correção

Quando se trata de retificar informações em notas fiscais, além da nota complementar e de ajuste, existe a opção de uma Carta de Correção Eletrônica (CC-e). É importante entender que essa terceira modalidade também difere das duas primeiras e cada uma delas tem um propósito específico para garantir a precisão e conformidade nas operações comerciais.

No caso da Carta de Correção, trata-se de um recurso mais simples, usado para corrigir falhas de natureza mais leve, como erros de digitação ou ortográficos. Ao contrário da nota complementar e de ajuste, dados cadastrais que alterem o remetente ou destinatário não podem ser alterados, assim como descrição de produtos ou valores que mudem a alíquota do imposto.

Para que serve a Nota Fiscal Complementar e de Ajuste

Como mencionamos acima, há casos específicos em que um ou outro tipo de nota devem ser utilizados e é importante conhecer as particularidades para evitar confusões.

Veja, a seguir, quando é indicado usar a nota complementar e quando se usa a nota de ajuste.

Quando usar Nota Fiscal Complementar

A Nota Fiscal Complementar é utilizada para incluir (complementar) algo que foi omitido ou registrado incorretamente na nota original, garantindo a conformidade e a precisão nos registros fiscais.

Por isso, ela é a escolha certa nas seguintes situações:

• Reajuste de preço em um contrato formal ou quando há um aumento no valor original da transação.
• Em operações de exportação, para refletir o valor do contrato de câmbio, adicionando o montante à operação listada na nota fiscal.
• Regularização de discrepâncias em preços ou quantidades de mercadorias em transações anteriores.
• No caso de encerramento das atividades do estabelecimento com estoque final.
• Quando é necessário lançar um imposto que não foi calculado ou classificado corretamente na época apropriada, ou quando ocorre um erro na classificação fiscal.
• Para ajustar divergências no estoque de selos especiais de controle fornecidos pelas autoridades estaduais e federais, desde que seja emitida antes de qualquer procedimento fiscal.

Quando usar a Nota Fiscal de Ajuste

A Nota Fiscal de Ajuste deve ser usada em retificações de valores de impostos, garantindo a integridade dos registros e o cumprimento das obrigações fiscais, mesmo quando a nota original não pode mais ser cancelada.

Dessa forma, ela é indicada:

• Para retificar erros em cálculos de impostos ou classificação fiscal em notas fiscais anteriores.
• Quando é necessário fazer ajustes nos valores dos impostos devido a equívocos na apuração.
• Em casos de acréscimo ou desconto nos valores dos produtos ou serviços que afetem os valores dos impostos.
• Para correção de informações fiscais importantes, como a base de cálculo ou a alíquota dos tributos.
• Quando a correção é necessária para refletir acréscimos ou deduções autorizados por órgãos reguladores.

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Neste artigo, você entendeu melhor como a nota complementar e de ajuste podem te ajudar a manter suas transações e registros fiscais em ordem.

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