Você sabe que emitir notas fiscais é uma obrigação do empreendedor e fundamental para manter os registros em dia. Mas, quando surge algum imprevisto que impede a emissão, o que fazer?
Nesses casos, uma das soluções é a nota fiscal em contingência. Ela funciona como um plano B fiscal quando há falhas nos sistemas eletrônicos ou a impossibilidade de comunicação com os servidores da Receita Federal, por exemplo.
Quer entender melhor esse recurso? Neste artigo, vamos tirar suas dúvidas e ensinar o passo a passo para emitir uma nota em contingência.
A nota em contingência é uma alternativa legal para garantir que seu negócio continue operando quando os sistemas normais de emissão de notas fiscais estão temporariamente fora de serviço.
Esse imprevisto pode ser um problema técnico, uma falha na conexão com a Receita ou até mesmo uma situação de emergência, como um desastre natural.
No entanto, é importante observar que, após a normalização da comunicação com o sistema, o arquivo da nota em contingência deve ser transmitido para autorização na Sefaz do estado correspondente.
Existem dois tipos principais de nota fiscal em contingência: a offline e a da Sefaz. Vamos conhecer mais detalhes sobre cada um deles.
É um formato não muito comum, mas vale citar para que você conheça. Nesse caso, a nota é gerada sem a necessidade de acesso à internet. O processo é conduzido por uma máquina, como uma impressora fiscal, permitindo a geração da nota fiscal em contingência.
Mesmo assim, o arquivo XML do documento precisa ser enviado para autorização na Sefaz em até 24 horas após o restabelecimento da comunicação.
Agora, vamos falar sobre o formato mais comum de nota fiscal de contingência. Nesse caso, o problema não está no estabelecimento do empreendedor, mas sim internamente no ambiente da Sefaz.
Quando o sistema da Sefaz está fora do ar, a própria Secretaria ativa um servidor secundário, permitindo a emissão da nota fiscal em contingência. Ou seja: o processo ocorre por meio de um sistema integrado.
A nota fiscal em contingência deve ser utilizada em situações específicas em que não é possível emitir a nota fiscal eletrônica (NF-e) da maneira tradicional.
Após a tentativa sem sucesso de emissão da nota comum, é necessário emitir a nota fiscal em contingência. Em alguns casos, é recomendável utilizar um número de nota diferente para evitar duplicidades.
Por exemplo: se a NF-e original tinha o número 150, a nota fiscal emitida em contingência pode ser designada com o número 151.
No caso de notas em contingência, não é permitida a correção caso seja constatado algum erro. Mas você pode cancelar se ela for uma nota fiscal do consumidor (NFC-e).
Nesse caso, o cancelamento da nota é possível se o produto ainda não saiu do estabelecimento e se ainda não se passaram 24 horas da autorização da Sefaz.
Sim, as notas fiscais de contingência têm validade legal, assim como qualquer outra nota. Para quem recebe, elas são exatamente iguais aos demais tipos. No entanto, para as empresas, é preciso regularizar a emissão assim que possível.
A emissão da nota fiscal em contingência envolve 3 etapas, conforme vamos mostrar no passo a passo a seguir.
Se você tentou emitir uma nota e não conseguiu transmitir por problemas técnicos, altere a numeração da nota (se a original era 10, faça um modelo de contingência com o número 11) para enviar à Sefaz.
Se, na primeira tentativa, o sistema normalizar, cancele a NF-e original (nº 10). Caso contrário, mantenha a numeração utilizada na emissão offline.
Gere o Documento Auxiliar da NF-e (Danfe) em duas vias. Uma via é enviada ao cliente, enquanto a outra é armazenada digitalmente em um local seguro, para eventual solicitação pelo Fisco.
Após o restabelecimento da comunicação entre o sistema de emissão de notas fiscais e a Sefaz, o XML da nota fiscal emitida em contingência deve ser transmitido à Sefaz para autorização no ambiente regular de emissão.
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A nota fiscal em contingência não é apenas um recurso de segurança, mas também uma ferramenta importante para garantir a conformidade fiscal em situações de imprevistos. Ao seguir os passos indicados, as empresas podem enfrentar desafios temporários sem comprometer a regularidade de suas atividades.
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