Não. O uso de nota fiscal manual começou a ser extinto em 2015, quando surgiu a nota fiscal eletrônica e, especialmente em 2018, quando até as empresas optantes pelo Simples Nacional passaram a ser obrigadas a emitir notas fiscais de forma eletrônica, eliminando o uso do, até então, talão de nota fiscal.
Sabemos que à medida que a tecnologia vai avançando muitas mudanças ocorrem e não seria diferente com as notas fiscais. O que pode ficar de dúvida neste caso é: quais as vantagens da NF-e em relação à nota fiscal manual? Por que essa atualização impactou a queda definitiva dos antigos talões impressos em papel?
Entenda melhor neste artigo os pontos importantes sobre a emissão de NFe. Confira!
A Nota Fiscal eletrônica (NFe) surgiu em 2015 em meio a um contexto de muitas mudanças no cenário tecnológico mundial. Como toda novidade que muda processos dentro de uma empresa, inicialmente, alguns empresários torceram o nariz para a novidade.
A nova exigência passava a demandar a presença de um software e computador para emissão das notas fiscais, certificação digital (pré-requisito obrigatório para emitir notas), além de possuir protocolos extras para o cancelamento de uma nota fiscal.
Em resumo, o que antes se fazia de forma inteiramente manual, após a obtenção do seu talão de notas fiscais juntamente à prefeitura, com as NF-e passou a ser mediado por certificação digital e cadastro na Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do Estado de origem da nota.
O surgimento da NF-e proporcionou incontáveis benefícios para as empresas. Isso porque, a partir dela, surgiram vários mecanismos de integração de dados que transformaram totalmente o ambiente empresarial. A partir desse ponto, outras tecnologias foram surgindo para beneficiar as empresas, utilizando todas as possibilidades que o projeto do Governo Federal proporcionou aos empresários e gestores brasileiros. Podemos citar como exemplo disso o armazenamento de notas fiscais em servidores na nuvem.
O que se pode somar às vantagens:
A NFe nada mais é do que um arquivo digital, e ele pode ficar armazenado exclusivamente na internet. Juntamente a ela, também é emitido o que chamamos de: Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE). Trata-se de um papel que demonstra as informações contidas no documento fiscal que foi emitido e pode ser impresso para entregar o cliente ou, simplesmente, enviado por e-mail.
Além disso, a economia de papel pode se refletir positivamente no financeiro da empresa. Isso porque, com o formato antigo, as empresas eram obrigadas a comprar formulários específicos utilizados exclusivamente para emissão de seus documentos fiscais — ou investir em blocos que eram feitos em gráficas especializadas.
Com o fim da nota fiscal manual, além de as empresas não terem mais a necessidade de imprimir os documentos fiscais, quando isso é preciso, a impressão pode ser feita com folhas de modelo A4 ou Ofício, que são comumente utilizadas nos escritórios.
E mais: não podemos deixar de mencionar a redução no custo de armazenamento de notas fiscais. Quando as notas fiscais eram emitidas de forma manual, todo negócio era obrigado a manter esses papéis guardados em caixas que ocupavam o espaço de salas específicas para essa função.
Além disso, corriam um sério risco de perder esses documentos com o passar do tempo, o que poderia gerar prejuízos severos, considerando o fato de que todo empreendimento é obrigado a manter os seus documentos fiscais guardados por, no mínimo, cinco anos.
Como a NFe é um documento totalmente digital, a necessidade de armazenar papéis em caixas e arquivos caiu totalmente por terra. Esse novo formato de documento fiscal é armazenado em servidores na nuvem — a forma mais segura de armazenar nota fiscal — ou em computadores utilizados exclusivamente para esta finalidade.
Com um sistema, você consegue deixar padronizado e facilmente replicado todos os descritivos dos seus produtos ou serviços, assim como o cadastro de seus clientes ativos.
Esses detalhes agilizam, e muito, os processos dentro da sua empresa e passam mais segurança em sua relação com o cliente; além de, claro, agilizar a gestão contábil do seu negócio a cada fechamento de mês.
Com apoio do DANFE, a fiscalização de suas mercadorias em trânsito serão muito mais agilizadas e contarão com a informação necessária para todo tipo de prestação de contas.
Uma vez que as principais informações sobre sua empresa, seus produtos e serviços e os dados do seu cliente são mediados por tecnologia, há pouco espaço para erro.
Caso insira um CNPJ errado em NF-e, por exemplo, o próprio sistema acusará o erro e condicionará ao acerto a conclusão da nota.
Algum modelo de empresa ainda pode emitir nota fiscal manual? No caso de Microempreendedores Individuais (MEI), que têm uma isenção de nota fiscal eletrônica, outros meios podem ser utilizados. No entanto, o mais indicado nesse caso, quando não há demanda de notas recorrentes, é utilizar a nota fiscal avulsa.
A exigência pela emissão de NFe foi um processo que atingiu as empresas gradativamente. O Governo Federal criou um cronograma em que apenas alguns empreendimentos inicialmente eram obrigados a fazer a emissão; em seguida, outras passaram a ter a obrigatoriedade até atingir o número máximo que temos hoje.
Diante disso, podemos afirmar que, desde o microempreendedor individual até as grandes empresas que têm faturamento mais elevado, há a presença da emissão da nota fiscal eletrônica. Isso faz com que todos esses empreendimentos sejam obrigados a investir em tecnologia para poder emitir seus documentos fiscais digitais, bem como para otimizar a sua gestão.
Com essa inovação, surgiram diversas soluções para auxiliar na emissão de notas fiscais eletrônicas, incluindo soluções gratuitas do governo em cada prefeitura.
O que é importante você considerar nessa escolha:
Todos esses pré-requisitos são atendidos pela Digisan, e você pode ler melhor sobre eles neste artigo: 7 perguntas essenciais antes de escolher seu emissor de NF-e
Esse é um artigo do time Digisan que faz parte da editoria que contempla todo universo das notas fiscais.
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