Se você é um empreendedor ou está começando um negócio, sabe que a nota fiscal é um documento obrigatório em praticamente todas as transações realizadas no Brasil. E, caso você tenha um comércio, está obrigado a emitir a nota fiscal de produto sempre que vender uma mercadoria.
A emissão adequada das notas é que vai registrar a comercialização de um produto, comprovando sua origem e legalidade, e garantir o recolhimento dos impostos devidos ao governo. Além disso, a nota fiscal de produto preserva os direitos do consumidor e a transparência nas relações comerciais.
Neste artigo, vamos te dar todas as informações importantes para que você emita suas notas sem erros, de forma prática e eficiente. Acompanhe nosso passo a passo e algumas dicas úteis para facilitar o processo de emissão de suas notas fiscais de produto.
A nota fiscal de produto é um documento que comprova a venda de um produto e registra todas as informações relacionadas a essa transação comercial, incluindo os impostos devidos.
Também conhecida como nota fiscal de venda ou de mercadoria, a nota fiscal de produto é obrigatória no Brasil e tem uma versão eletrônica, a NF-e. Ela deve ser emitida em todas as operações comerciais que envolvem mercadorias físicas, incluindo remessas, retorno de reparos, industrialização e devolução de mercadorias, independente do motivo.
Além de ser uma obrigação fiscal, a nota fiscal de produto garante benefícios para todas as partes envolvidas em uma operação comercial. Veja;
No Brasil, existem diferentes tipos de nota fiscal e, para que você cumpra a legislação, deve emitir a nota adequada ao seu tipo de atividade. Mas como saber qual a nota correta?
Veja a diferença entre nota fiscal de produto e nota fiscal de serviço para entender qual se aplica ao seu ramo de atividade:
Em operações que incluem tanto a venda de uma mercadoria quanto a prestação de um serviço, é possível emitir uma nota fiscal conjugada. No entanto, como a legislação muda de um estado para outro, é preciso consultar essa possibilidade da Sefaz.
Emitir a NF-e é uma responsabilidade do empreendedor que vende produtos, independentemente do porte da empresa. Então, seja você um Microempreendedor Individual (MEI) ou proprietário de uma grande empresa, deve emitir nota fiscal de produto quando faz uma venda.
Além das transações de compra e venda convencionais, quem realiza exportação e importação de produtos também deve emitir nota fiscal de produto.
O mesmo vale para quem faz vendas interestaduais e transferências de mercadorias de uma mesma empresa ou entre empresas diferentes.
A emissão da nota fiscal de um produto deve informar todos os impostos envolvidos na operação de compra e venda. Mas quais são eles?
De forma geral, todas as NF-e devem trazer o cálculo do ICMS, o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços, cobrado quando há movimentação de produtos entre os estados. Cada unidade federativa tem uma alíquota própria, que pode variar entre 7% e 18%. Pequenas empresas enquadradas no Simples pagam taxas de 1,25% a 3,95%.
No entanto, há outros impostos que variam de acordo com o tipo de atividade do empreendedor.
Veja, a seguir, alguns impostos que podem constar na sua nota fiscal de produto, além do ICMS:
A emissão da nota fiscal de produto varia de acordo com o estado e o sistema utilizado, mas, geralmente, segue os seguintes passos:
Para emitir a NF-e, você deve ter um cadastro na Secretaria de Fazenda do seu estado e um CNPJ válido. No Distrito Federal, o credenciamento na Sefaz pode ser feito on-line e o sistema leva 30 minutos, no máximo, para liberar a emissão das notas.
O Certificado Digital é uma espécie de assinatura eletrônica que garante a autenticidade e a validade jurídica da nota fiscal eletrônica. Esse certificado pode ser obtido junto a uma autoridade certificadora (AC) com credenciamento válido no Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).
Para emitir suas NF-e de forma mais ágil e segura, use um software emissor de nota fiscal. Na hora da escolha, certifique-se de que o sistema esteja em conformidade com as normas fiscais, que seja de fácil acesso e manuseio, que garanta a automação dos processos, entre outros requisitos para escolher um bom emissor de notas fiscais.
No software emissor, preencha os campos obrigatórios, que incluem, além dos dados da sua empresa e do cliente, informações como:
Depois de preencher todos os campos obrigatórios, confira detalhadamente as informações e emita a NF-e. Em seguida, o software emissor vai gerar um arquivo XML que deve ser assinado com o Certificado Digital e validado pela Sefaz.
Se você é MEI, também deve emitir nota fiscal de produto para registrar suas vendas. A legislação tributária estabelece a isenção de emissão de nota fiscal apenas em transações realizadas com pessoas físicas. Quer dizer, se o cliente for empresa, com CNPJ, o MEI precisa emitir a nota fiscal de produto.
Nesse caso, é preciso seguir o mesmo passo a passo acima, lembrando que as alíquotas de impostos são diferenciadas para o MEI.
A emissão de notas fiscais de produto é uma tarefa recorrente para o empreendedor que atua com a venda de mercadorias. Por isso, para que possa escalar sua empresa sem problemas com o aumento do volume de negócios, ele precisa otimizar os processos, sempre com atenção à segurança e ao cumprimento das obrigações fiscais.
Para emitir notas fiscais de forma mais ágil e com menos riscos de erros, é recomendado o uso de um emissor de NF-e como o da DIGISAN. Com ele, você emite notas de produto, serviço e conjugada ilimitadas, tem integração com seu contador, automatiza o cálculo automático de impostos, reduz os riscos de falhas humanas e ganha tempo para atender a outras necessidades da sua empresa.
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