Imagine que você tem um pequeno negócio e precisa enviar ou receber produtos, como mercadorias para venda ou materiais para produção. Mesmo que esses produtos não tenham sido comercializados, eles precisam de um tipo de "comprovante" para que a movimentação esteja regular. E esse “passe” é a nota fiscal de remessa.
Obrigatória para todos os produtos em trânsito (transportados para fora da empresa de origem ou retornando à empresa de origem), que ainda não tenham sido comercializados, ela funciona como um registro que mostra o que está sendo transportado. Assim, fica claro para as autoridades o que está sendo movimentado e você consegue manter o controle das suas operações.
Neste artigo, vamos te ajudar a entender melhor a importância desse documento, quando ele deve ser utilizado e como emitir uma nota de remessa.
A nota fiscal de remessa, também conhecida como nota fiscal de transporte, é um documento emitido quando há circulação de mercadorias sem o objetivo de venda.
Por exemplo, quando você envia uma mercadoria para a loja onde será vendida, é necessário emitir a nota de remessa e entregá-la à transportadora.
Há vários tipos de nota de remessa e cada um atende a uma situação específica. Conhecê-los e saber quando devem ser usados é essencial para garantir que a documentação esteja em ordem e as operações sejam transparentes, evitando problemas fiscais.
Veja, a seguir, os tipos de nota de remessa:
Usada quando uma mercadoria é enviada de um local para ser vendida em outro, como da fábrica para a loja ou entre filiais.
Emitida quando uma mercadoria não é vendida e precisa retornar ao local de origem, como quando uma filial envia produtos de volta para a distribuidora.
Usada ao enviar um produto para reparo por terceiros. Ao retornar ao local de origem após o conserto, se torna uma nota fiscal de remessa de retorno de conserto.
Emitida quando uma mercadoria é enviada a um potencial cliente para que ele possa testá-la antes de decidir pela compra.
Gerada quando a empresa usa um depósito fora de suas instalações. Toda movimentação entre fábrica e armazém requer a emissão da nota.
A principal função da nota fiscal de remessa é confirmar a procedência de uma mercadoria quando ela está temporariamente em posse de terceiros.
Além disso, esse documento desempenha um papel crucial ao atestar a legalidade da posse do produto, especialmente durante inspeções e fiscalizações.
A nota fiscal de remessa é utilizada sempre que mercadorias precisam ser movimentadas temporariamente, em situações em que os produtos não estão sendo vendidos, mas sim enviados ou transportados por diferentes motivos.
Veja alguns casos que exigem a emissão da nota de remessa:
A maioria dos estados brasileiros reconhece a nota de remessa como um documento que antecede uma operação de venda, uma vez que a mercadoria está apenas sendo movimentada temporariamente, sem transferência de propriedade. Por isso, muitas vezes, não há cobrança de impostos.
No entanto, isso pode variar dependendo das regras fiscais específicas do estado e do tipo de movimentação. Para evitar problemas e assegurar que todas as obrigações fiscais sejam atendidas, o ideal é buscar a orientação do seu contador.
É possível emitir uma nota de remessa usando seu próprio emissor de nota fiscal. No sistema da DIGISAN, consulte o Menu de Notas Fiscais de Produto e encontre essa opção para dar andamento ao preenchimento do documento.
Veja, a seguir, os dados que devem constar na sua nota e orientações sobre o preenchimento.
Mesmo que não haja incidência de impostos, em alguns casos, eles precisam ser preenchidos. Na dúvida, consulte o seu contador.
No caso de mercadorias retornando à empresa de origem (após um conserto, por exemplo), é recomendável que se preencha o campo “Informações complementares” com o apontamento desse trâmite, vinculando-o à nota fiscal de remessa de saída do produto.
Como você viu anteriormente, há diferentes tipos de nota de remessa e você deve emitir a que atende à natureza da operação, identificando esse campo na sua nota.
Na hora de preencher os CFOPs, atente ao fato de que os iniciados com 1 e 2 são de entrada e os que iniciam com 5 e 6 são referentes às saídas.
Não emitir a nota fiscal de remessa, quando obrigatória, deixa a empresa sujeita a riscos de sanções fiscais. As penalidades variam de acordo com as leis tributárias locais e circunstâncias específicas, mas costumam incluir multas financeiras proporcionais à gravidade da infração.
Por isso, é importante seguir as obrigações de emissão da nota fiscal de remessa para evitar complicações e garantir a conformidade legal em suas atividades comerciais.
E isso vale tanto para quem envia a mercadoria quanto para quem a recebe. Afinal, deixar de cumprir com essa exigência pode resultar em penalizações para as duas partes envolvidas.
Emitir nota fiscal de remessa é mais simples e descomplicado com a DIGISAN. Com um sistema até 5x mais rápido que o de concorrentes, o emissor de NF-e da DIGISAN permite a emissão de uma nota em menos de 2 minutos.
Além disso, você tem uma gestão muito mais segura e agilizada de todas as suas notas. O emissor da DIGISAN possibilita que você cadastre todos os clientes e realize envios instantâneos, sem se preocupar com a segurança dos seus dados: todas as informações são armazenadas em nuvem e criptografadas.
Em caso de dúvidas, há um time especializado de suporte à disposição para te auxiliar na emissão de todo tipo de nota fiscal.
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