Nota fiscal

O que é Danfe e qual sua relação com a nota fiscal

O Danfe é o documento que torna o registro de uma operação comercial compreensível e fácil de visualizar. Neste artigo, vamos explicar a importância do Danfe para os empreendedores e como ele contribui com a sua organização contábil.

Você que é empreendedor e emite notas fiscais com regularidade sabe que o documento oficial, no formato XML, é complexo demais para ser compreendido pelo seu cliente. Para facilitar o entendimento é que existe o Danfe.

Esse documento comunica os detalhes da transação, tornando a visualização mais clara e objetiva. Mas simplificar a leitura é apenas um dos papéis do Danfe.

Se você quer saber mais sobre o que é o Danfe e como ele se relaciona com a sua gestão fiscal, este artigo vai te ajudar com essas dúvidas e fornecer insights valiosos para manter suas finanças em dia.

O que é o Danfe?

O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe) é um documento obrigatório que acompanha a emissão de uma nota fiscal e apresenta, de forma simplificada e acessível, as informações contidas na NF-e. Dessa forma, ele comprova a operação e regulariza a circulação de produtos.

Anexo à compra, o Danfe permite que o consumidor tenha acesso de forma resumida e ágil às informações da mercadoria na hora da entrega. O documento traz informações como dados do vendedor e do cliente, descrição dos produtos, valor e impostos. 

Além disso, o Danfe também apresenta uma chave numérica única de 44 dígitos que serve como segurança contra fraudes e o QR Code da nota fiscal que permite a consulta rápida da nota fiscal.

Com o Danfe em mãos, a fiscalização tem como comparar se as características da carga "batem", como o peso, por exemplo, garantindo, dessa forma, mais segurança na transação comercial e logística.

Geralmente, o Danfe é emitido em formato de etiqueta ou papel A4 e, assim como a nota fiscal, pode ser impresso ou gerado apenas em formato digital para ser encaminhado facilmente para o cliente por e-mail ou WhatsApp, por exemplo.

Diferença entre Danfe e nota fiscal 

Agora que você já entendeu o que é Danfe e para que ele serve, fica mais fácil compreender a diferença entre o documento auxiliar e a nota fiscal.

A NF-e é um documento oficial, que autentica a venda de produtos e de serviços, sendo imprescindível na prestação de contas junto à Receita Federal. É gerada com um formato específico, o arquivo XML, que garante a legalidade do documento através da assinatura de um Certificado Digital.

Já o Danfe, como você viu, funciona como uma representação gráfica e simplificada da nota. Mas, atenção! Como não tem validade fiscal, o Danfe não substitui a nota em hipótese alguma. 

Informações que devem constar no Danfe

Na hora de gerar o Danfe, há alguns dados essenciais para fornecer informações sobre a transação comercial. Dessa forma, é possível rastrear a operação, verificar a conformidade fiscal, garantir a transparência na movimentação de mercadorias e facilitar a fiscalização por parte dos órgãos competentes.

Entre as informações obrigatórias no Danfe, estão:

  • Dados do emitente: identificam o vendedor da mercadoria (nome ou razão social, endereço, CNPJ ou CPF).
  • Dados do destinatário: indicam quem receberá o produto e o local de entrega (nome ou razão social, endereço, CNPJ ou CPF).
  • Dados do transportador: fornece informações para controle logístico e fiscal durante o transporte (dados da empresa de transporte e a placa do veículo).
  • Descrição dos produtos: apresenta os itens transportados (identificação, quantidade, unidade de medida, valor unitário e valor total).
  • Valores e tributos: informa os valores e impostos para fins fiscais e contábeis (valor total da nota fiscal e impostos incidentes, como ICMS e IPI).
  • Natureza da operação: indica o motivo da movimentação da mercadoria (venda, remessa, devolução).
  • Número e série da nota fiscal: o número da nota fiscal identifica o documento que gerou a emissão do Danfe para fins de fiscalização.

Além disso, deve constar, também, data e horário de saída da mercadoria, o número de folhas (para documentos com mais de uma página) e a palavra Danfe visível, para identificação rápida do documento.

Como emitir o Danfe

A emissão do Danfe é de total responsabilidade da empresa que vendeu a mercadoria e deve ser feita antes da circulação dos produtos.

Embora seja um processo simples, é importante seguir as regras e procedimentos estabelecidos pelas autoridades fiscais e utilizar um emissor de notas fiscais confiável.

Veja, a seguir, o passo a passo para emitir corretamente o documento:

  1. Acesse seu emissor de nota fiscal
  2. Insira a chave de acesso da nota que deseja associar ao Danfe.
  3. Preencha as informações necessárias no Danfe, como mostramos anteriormente neste artigo.
  4. Confira com atenção todas as informações preenchidas no Danfe, pois erros ou discrepâncias podem resultar em problemas com a fiscalização fiscal e multas.
  5. Imprima o Danfe usando o tipo de papel adequado, que pode ser comum para Danfes comuns ou seguir um layout padronizado para Danfes específicos.
  6. Anexe o Danfe impresso às mercadorias que estão sendo transportadas.

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Pronto! Agora, você já tem todas as informações que precisa para entender e gerenciar o Danfe junto a suas notas fiscais.

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