O que é espelho de nota fiscal e como fazer

Você já ouviu falar sobre o espelho da nota fiscal? Mesmo que esse nome não seja oficial no mundo tributário, ele é de grande importância para o seu negócio. Isso porque o espelho é como um "irmão gêmeo" da sua nota fiscal, contribuindo para manter suas finanças e operações em ordem.

Além de ser um recurso para cumprir suas obrigações fiscais, ele é um grande aliado para manter sua empresa organizada. Afinal, ter um registro claro de todas as suas vendas e compras evita erros, economiza tempo e te protege de problemas com órgãos de fiscalização.

Mas como emitir esse documento? Neste artigo, vamos te dar detalhes sobre o que é o espelho da nota fiscal, como ele pode ajudar a sua gestão e explicar como emiti-lo de forma simples.

O que é espelho da nota fiscal?

O espelho da nota fiscal é como uma cópia da nota fiscal emitida, contendo todas as informações fundamentais da transação comercial. 

Entre os dados presentes no espelho, estão a data de emissão da nota fiscal, o valor total da operação, a discriminação dos produtos ou serviços vendidos, os impostos incidentes e a identificação das partes envolvidas na transação.

Geralmente, o documento é emitido pelo vendedor para uso interno da própria empresa ou, em alguns casos, se o cliente solicitar.

Para que serve o espelho da nota fiscal?

O espelho da nota fiscal é emitido pelo setor de vendas, mas desempenha um papel fundamental em diversos aspectos operacionais e financeiros da organização. Ele auxilia, por exemplo, no controle de estoque e permite que sua contabilidade mantenha os dados fiscais organizados.

Entre as finalidades do espelho, estão:

Comprovação da transação

O espelho funciona como uma prova concreta da transação comercial entre a empresa e o cliente e pode ser utilizado para confirmar a venda ou a prestação de serviços em casos de auditorias ou fiscalizações.

Controle financeiro

O espelho tem um papel importante no controle financeiro da empresa, permitindo o acompanhamento das transações realizadas, o cálculo de impostos e a elaboração de relatórios gerenciais que auxiliam na tomada de decisões.

Gerenciamento de estoque

O espelho da nota fiscal permite a identificação dos produtos e serviços vendidos, contribuindo para a elaboração de relatórios de movimentação de estoque e garantindo que a empresa saiba quais itens estão disponíveis.

Quando a emissão do espelho é necessária?

A emissão do espelho da nota fiscal pode variar de acordo com a legislação tributária de cada estado no Brasil e depende das circunstâncias específicas de cada operação comercial.

Por isso, é recomendável consultar a legislação estadual e entender as obrigações fiscais específicas do seu negócio para determinar quando o espelho da nota fiscal deve ser emitido. 

Em geral, o espelho da nota fiscal deve ser emitido em situações como:

Venda para Pessoa Jurídica (B2B)

Quando a venda é realizada para outra empresa, a emissão do espelho da nota fiscal pode ser obrigatória em alguns estados ou situações específicas. É importante verificar a legislação estadual e as obrigações tributárias do destinatário para determinar se o espelho é necessário.

Operações com Diferencial de Alíquota (DIFAL)

Em transações entre estados que envolvem o recolhimento do DIFAL, é comum a necessidade de emissão do espelho da nota fiscal para fins de comprovação fiscal e cálculo do imposto devido.

Exigência do cliente

Em alguns casos, o cliente pode solicitar o espelho da nota fiscal para seus registros internos ou para fins de controle contábil. Nesse caso, a empresa pode emitir o espelho como uma cortesia ao cliente.

Como emitir o espelho da nota fiscal?

O processo para gerar o espelho pode variar de acordo com o sistema emissor de notas fiscais que a sua empresa utiliza e das regras tributárias do seu estado. No entanto, de forma geral, os passos básicos são:

1. Acesse o sistema de emissão de notas fiscais.
2. Selecione a nota original, já emitida e registrada no sistema.
3. Localize a opção específica, que pode estar indicada como "Emitir Espelho" ou algo semelhante.
4. Preencha os campos obrigatórios, como valores, produtos ou serviços, impostos, dados do emitente e destinatário.
5. Verifique se as informações correspondem às da nota fiscal original.
6. Emita o espelho da nota fiscal eletrônica. 
7. Arquive uma cópia do espelho, pois a legislação fiscal pode exigir que esses documentos sejam mantidos por um período determinado, geralmente de cinco anos.

—-------------------------------------

Agora que você já sabe o que é o espelho da nota fiscal, ficou mais fácil entender porque sua emissão é uma prática importante para a gestão financeira e fiscal das empresas, que contribui para a organização dos registros, controle financeiro e facilidade na gestão de estoques.

Para tornar esse processo mais simples e eficaz, contar com um emissor de notas fiscais confiável e eficiente é fundamental e a DIGISAN é uma opção que pode fazer toda a diferença para a sua empresa. Com uma plataforma completa e de fácil utilização, é possível simplificar a emissão do espelho da nota fiscal e economizar tempo.

Você pode experimentar o emissor da DIGISAN com um teste grátis de 7 dias para conhecer todas as funcionalidades e benefícios que o sistema proporciona ao seu negócio. 

Solicite o teste grátis da DIGISAN hoje mesmo e descubra como podemos facilitar a emissão do espelho e muitas outras rotinas fiscais da sua empresa.