A gestão fiscal causa muitas dúvidas para os empreendedores e uma das mais frequentes se refere ao prazo para emitir notas fiscais. Afinal, existe um limite imposto pela legislação para fazer a emissão após uma transação comercial?
Esse é um questionamento importante, pois não se trata apenas de seguir as regras, mas também de manter a empresa operando de forma eficiente e transparente. Isso porque atrasos na emissão das notas podem acarretar multas e penalidades, além de causar transtornos em auditorias fiscais e ainda comprometer a reputação da empresa.
Ao longo deste artigo, vamos explicar qual o prazo legal para emissão de notas fiscais, as consequências de atrasos e dar dicas práticas para lidar com essa situação caso você acabe se perdendo no calendário.
Sim… e não.
Como assim?
A verdade é que não há um prazo máximo estipulado na legislação brasileira. Ou seja: você não encontrará nada dizendo, por exemplo, que é fundamental fazer a emissão das notas em até 24 horas após uma operação.
No entanto, a lei determina que o consumidor deve ter a nota em mãos assim que estiver com o produto ou quando receber o serviço que contratou. Isso nos leva à interpretação de que a nota deve ser entregue imediatamente ou pouco tempo depois de concluir uma transação de venda física.
Já nos casos de vendas virtuais, a emissão pode ser feita até que o produto chegue à casa do cliente. E, em caso de serviços, a recomendação é de que ela seja emitida na contraprestação, ou seja, quando ele for pago ou o contrato terminar.
Não é bem assim. Mesmo que a legislação não seja clara sobre o limite, há algumas regras que devem ser seguidas, pois a nota fiscal é um direito do consumidor ou do tomador de um serviço. Então, ela deve ser entregue o quanto antes.
Além disso, existe o risco de você esquecer caso passe muito tempo da transação. E deixar de emitir nota fiscal é crime contra a ordem tributária, previsto na Lei nº 8.137 de 27 de dezembro de 1990.
Então, o ideal é que o cliente saia do seu estabelecimento com a nota em mãos ou que você a envie digitalmente logo em seguida.
Como comentamos acima, a não emissão das notas fiscais devidas configura crime e, por isso, você fica sujeito a penalidades sérias.
Veja, a seguir, algumas das consequências de não gerar as notas fiscais.
Quando você deixa de emitir notas fiscais de acordo com as normas estabelecidas, fica sujeito a multas. Os valores variam entre 10% e 100% sobre a quantia de cada nota não gerada, são cumulativos e ainda podem ser acrescidos de juros. Então, dependendo da saúde financeira do negócio, essas multas podem até levar ao fechamento da empresa.
A falta de emissão de notas fiscais pode levar a complicações legais, incluindo processos judiciais e auditorias fiscais que resultam em custos adicionais e desgastes para a empresa. Além disso, como se trata de crime de sonegação, existe o risco de prisão do responsável pela empresa por até 2 anos.
Como a transparência nas transações é valorizada no ambiente empresarial, a falta de documentação adequada, como notas fiscais, pode gerar desconfiança e afetar a credibilidade da empresa perante clientes, fornecedores e parceiros comerciais. Dessa forma, compromete os negócios.
Não emitir notas fiscais para pagar menos impostos também afeta negativamente as chances de crescimento da sua empresa. Afinal, são as notas que confirmam seu faturamento e é esse valor que os bancos vão analisar na hora de conceder crédito e empréstimos. Declarando um valor menor que o real, você limita os investimentos.
Pode acontecer com qualquer um: deixar uma tarefa para depois, envolver-se em outras atividades e, eventualmente, esquecer o que deveria ser feito. A emissão de notas fiscais não está imune a esses esquecimentos, mas fique tranquilo, pois existe uma solução.
Se você se perdeu em uma sequência de tarefas e esqueceu de emitir uma nota, veja a seguir algumas maneiras de corrigir essa distração e evitar problemas futuros.
Corrija a situação emitindo a nota fiscal assim que perceber o esquecimento. Quanto mais rápido agir, menor será o impacto. Caso tenha se passado muito tempo, você pode emitir uma nota fiscal retroativa para regularizar a situação.
Mantenha a precisão nas suas informações financeiras atualizando os registros contábeis para incluir a nota fiscal esquecida.
Caso a transação envolva um cliente, seja honesto e informe-o sobre a emissão tardia da nota fiscal. A transparência é essencial para manter um relacionamento saudável.
Avalie se há implicações fiscais decorrentes do atraso na emissão. Em alguns casos, multas ou penalidades podem ser aplicadas e precisarão ser resolvidas.
Implemente medidas para evitar esquecimentos futuros, como a criação de lembretes ou a utilização de um emissor de notas fiscais automatizado.
Ao investir em um bom software de gestão fiscal, você não só evita perder o prazo para emissão de notas, mas também otimiza seu trabalho e facilita sua rotina.
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