Como preencher campos de impostos na NF-e?

Emitir notas fiscais faz parte da rotina obrigatória dos empreendedores. No entanto, o preenchimento correto do documento pode gerar dúvidas, como no caso dos campos de impostos a serem registrados na NF-e.

Com tantas siglas e percentuais a serem levados em conta, os tributos podem se tornar uma dor de cabeça para o empreendedor não só na hora de pagar, mas também da hora de preencher uma nota fiscal. Afinal, além de entender quais são os impostos devidos, é preciso que o cálculo esteja correto, pois, do contrário, pode acarretar transtornos e até punições para a empresa.

Para entender qual a forma adequada de preencher esses campos, acompanhe o artigo que preparamos para te ajudar.

Quais os campos obrigatórios de uma nota fiscal?

Entre os dados que devem contar na hora de emitir notas fiscais, estão alguns básicos, como:

• número de série e da NF-e;
• data e hora de emissão;
• tipo de operação;
• forma de pagamento;
• dados da sua empresa, do cliente e do produto ou serviço negociado;
• tributos devidos.

Quais impostos devem ser pagos?

O tipo e o valor dos tributos devidos por uma empresa dependem do regime tributário no qual ela se enquadra.De modo geral, os impostos são oito:

• Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ): calculado sobre o faturamento dos últimos 12 meses. 
• Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL): destinada à contribuição social.
• Programa de Integração Social (PIS) / Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público (Pasep): o PIS é pago a trabalhadores de empresas privadas e o Pasep, a servidores públicos para custear abonos e seguro-desemprego. 
• Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins); destinada à previdência e assistência social e à saúde pública.
• Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS): devido quando há movimentação de produtos entre estados.
• Imposto Sobre Serviços (ISS): tributo municipal.  
• Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI): devido por indústrias.
• Contribuição Previdenciária Patronal (CPP): recolhida pelas empresas para manutenção do INSS.

Como calcular o imposto na nota fiscal?

O valor do imposto que você vai registrar na nota depende do valor total do produto comercializado ou da prestação de serviço realizada e da alíquota dos impostos devidos pela sua empresa.

A fórmula é bem simples:

Valor da nota x Alíquota do imposto = Valor do imposto

Esse mesmo cálculo deve ser feito para cada tributo e, depois, você deve somar todos eles. Na NF-e, será informado apenas o total de impostos a ser pago. Veja o exemplo abaixo:

Uma empresa de serviços de limpeza, enquadrada no regime tributário do Lucro Real, precisa emitir uma nota no valor de R$ 250,00. Nesse caso, aplicando as alíquotas correspondentes aos impostos devidos, o cálculo ficará assim:

• IRPJ: R$ 250,00 x 15% = R$ 37,50
• PIS: R$ 250,00 x 1,65% = R$ 4,13
• CSLL: R$ 250,00 x 9% = R$ 22,50
• Confins: R$ 250,00 x 7,6% = R$ 19,00

Então, o total a ser preenchido na NF-e é de R$ 83,13.

Como preencher corretamente uma NF-e?

Agora que você já entendeu como é calculado o imposto que deve ser registrado na nota fiscal, veja o passo a passo para preencher sua nota da forma correta:

Informe os dados da sua empresa, do cliente e do produto ou serviço

Preencha informações como  CNPJ, razão social, endereço e outros dados da sua empresa. Ao salvar, esses dados ficarão armazenados na memória do sistema e poderão ser buscados automaticamente quando você for preencher novas notas.

Inclua também as informações do destinatário, ou seja, do cliente que vai receber a nota. Se for Pessoa Jurídica, indique nome fantasia, razão social, CNPJ, Inscrição Municipal ou Estadual e endereço; se for Pessoa Física, informe o nome completo, CPF e endereço.

Depois, discrimine claramente o serviço que foi prestado ou produto que foi vendido e dê detalhes sobre ele, como a quantidade ou o período, valor unitário, etc.

Calcule e preencha os campos de impostos na NF-e

Usando a fórmula que você aprendeu acima, calcule todos os impostos que incidem sobre sua negociação, some-os e indique o total na nota fiscal. Não esqueça de revisar todos os valores para evitar erros.

Emita a nota e exporte o arquivo XML

Depois de preencher e revisar todos os dados, clique em “Emitir” ou “Salvar” para gerar a nota e exporte o arquivo no formato XML. Esse arquivo será avaliado pela Sefaz e, se houver alguma incoerência, você será notificado para corrigir.

O XML também deve ser enviado ao cliente, com o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFe), e armazenado nos arquivos da sua empresa pelo prazo mínimo de 5 anos, para ser apresentado em alguma fiscalização.

Como preencher os campos de impostos na NF-e automaticamente?

Como você viu, o cálculo para preencher corretamente os dados referentes a impostos em uma nota fiscal pode ser complexo e exigir um bom tempo, dependendo da quantidade de notas que sua empresa emite. 

Para agilizar esse trabalho e evitar erros que levem a prejuízos financeiros e dores de cabeça com o Fisco, o mais indicado é investir em um bom sistema emissor de notas fiscais que faça esse cálculo de forma automática. Assim, é possível reduzir o tempo gasto com o preenchimento das notas e também o risco de falhas humanas no processo.

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