Você sabe o que é um sistema contábil? De maneira resumida, é um sistema que automatiza rotinas em escritórios de contabilidade, oferece integração de sistemas de gestão, importa dados, faz cálculos, armazena e protege documentos e muito mais. Quando o assunto é produtividade, a automatização de sistemas não deve ficar fora dos seus planos. Afinal, no dia a dia de um escritório contábil, apenas o tempo gasto com rotinas burocráticas já corresponde a boa parte do trabalho diário.Aderir a um sistema contábil é a melhor estratégia para modernizar, melhorar e expandir a sua empresa. Os benefícios são tantos que é difícil encontrar um escritório de contabilidade atual de sucesso que ainda se mantenha limitado às práticas da contabilidade tradicional. Se você quer conhecer melhor as vantagens de ter um sistema contábil e escolher o melhor para seu escritório, este artigo vai te mostrar tudo o que você precisa saber. Acompanhe!
Como já dissemos, softwares contábeis são sistemas que, basicamente, automatizam tarefas mecânicas e burocráticas do dia a dia de equipes contábeis. Quem trabalha com contabilidade sabe que o volume de tarefas diárias é sempre alto, o que pode acabar sobrecarregando a equipe em alguns momentos, além de roubar um tempo precioso que poderia estar sendo gasto dando mais atenção aos clientes.Os sistemas contábeis foram criados pensando justamente nessa necessidade. Dentre as principais vantagens de se aderir a um sistema contábil, estão:
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Especialmente para quem está começando nesse processo de digitalização das rotinas de trabalho, pode gerar algum receio a adoção de um sistema que controle as tarefas do escritório.E se não der certo? E se eu perder dados? E se as novas ferramentas não ajudarem de fato na minha geração de receitas? Todas essas perguntas são válidas, já que, como empreendedor, você sabe que o risco sempre está presente. Ao mesmo tempo, quanto mais você se informar e se preparar, menores são as margens de erro. Confira algumas dicas de como fazer essa escolha:
Prefira os softwares que operem de forma online e com armazenamento em nuvem, em vez de manter documentos e informações salvas de forma física, em seus próprios computadores.Dessa forma você se previne de quaisquer ocorrências com seus equipamentos comprometam a segurança dos dados ou provoque a perda de informações e documentos, como vírus, apagamentos não intencionais, mau funcionamento de equipamentos…Com um software online, suas informações, dados e documentos estarão seguros e protegidos.
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De modo geral, os softwares contábeis podem ser divididos em três tipos: Low-End, Mid-End e High-End. As diferenças entre eles estão principalmente na quantidade de funcionalidades e ferramentas disponíveis.Para simplificar, considere:
A escolha de um tipo de sistema contábil deve levar em consideração o tamanho e as necessidades da empresa. Afinal de contas, cada um desses sistemas contém um pacote diferenciado de funcionalidades, que podem ou não servir para seu escritório. Faça uma relação do volume e rotina de trabalho da sua equipe e, a partir disso, cheque cada uma das funcionalidades ofertadas pelo pacote para ter certeza de que serão bem aproveitadas. Os provedores dessas ferramentas geralmente oferecem um time de atendimento que poderá esclarecer suas dúvidas e te ajudar a fazer essa análise para escolher a melhor opção.
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Uma das grandes preocupações de se migrar para o ambiente online é o vazamento de dados e informações, além dos golpes e fraudes que surgem todos os dias. Especialmente para quem trabalha com documentos de clientes, é compreensível essa preocupação. Para se proteger desses riscos e ameaças, prefira sistemas contábeis que oferecem o serviço de armazenamento criptografado em nuvem. Trata-se de um sistema que "embaralha" as informações, permitindo a leitura somente a usuários autorizados.Tomando esse cuidado e mantendo uma equipe orientada para um uso seguro das informações, seus dados e os dados dos clientes estarão sempre protegidos.
A maioria das empresas que oferecem sistemas contábeis contam com um período de avaliação gratuita. Em geral os prazos são de 7, 14 ou 30 dias. Esses períodos de teste são extremamente importantes para que você tenha certeza de estar escolhendo a melhor opção para sua empresa.Além disso, use e incentive sua equipe a usar ao máximo todas as funcionalidades da ferramenta. Durante essa fase, anote dúvidas, dificuldades, pontos positivos e negativos, para que você possa ter parâmetros objetivos de comparação entre as opções disponíveis no mercado.Isso é o que garante que você não terá surpresas depois.
Não adianta nada investir em um software contábil supermoderno, mas que não ofereça uma boa experiência de utilização no dia a dia e tenha uma navegação interna confusa.Esse tipo de coisa, em vez de ajudar, pode até mesmo gerar ainda mais perda de tempo na execução das tarefas, devido ao tempo gasto para decifrar as opções e funções. Prefira softwares que sejam simples e intuitivos, que mostrem as informações de forma clara e objetiva, e com o mínimo de etapas possível.
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Uma boa dica, especialmente para os escritórios de médio e grande porte, que lidam com muitos clientes, é a funcionalidade de integração direta do seu sistema contábil ao sistema de gestão do seu cliente. Dessa forma, você e seu time serão capazes de visualizar diretamente as movimentações financeiras e contábeis do seu cliente e estar sempre a par de tudo o que acontece no dia a dia da empresa do seu cliente em tempo real.Isso reduz os erros de comunicação e atrasos no envio de documentações e relatórios.
As notas fiscais estão entre as documentações mais importantes de toda empresa e, consequentemente, de todo escritório contábil. Por isso, é essencial que, na sua rotina de automações, você inclua essa funcionalidade. De fato, as notas fiscais são tão importantes que aqui na DIGISAN você encontra um sistema contábil desenvolvido completamente para elas. Com o nosso emissor de notas fiscais, você não precisa se preocupar com erros de preenchimento, armazenamento ou com atrasos no envio para clientes e colaboradores. O sistema cuida de tudo isso!O preenchimento de notas acontece a partir de informações previamente cadastradas no banco de dados do software, que é totalmente criptografado e em nuvem. O software da DIGISAN ainda armazena especificações dos principais impostos e tributos (Cofins, PIS, ICMS) e calcula o valor exato a ser pago, possibilitando o envio automático para colaboradores e clientes. Emita e armazene uma quantidade ilimitada de notas e certificados digitais com a DIGISAN e veja seu escritório de contabilidade aumentar em produtividade, além de todo o tempo hábil que seus colaboradores vão ganhar. E o custo para acessar esse serviço? Nossa ferramenta é completamente gratuita para contadores, bastando você se cadastrar como um contador parceiro DIGISAN e convidar clientes para usarem a plataforma.Se você é contador, acesse nosso site para se registrar como pessoa física ou jurídica e se tornar hoje mesmo um contador parceiro DIGISAN.
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