Uma série de repercussões negativas estão previstas para os negócios que operam com o certificado digital vencido. A principal delas é a impossibilidade de emitir NF-e.
Para prevenir qualquer contratempo, o tempo de validade do seu certificado, que pode variar de 1 ano (certificado A1) a 3 anos (certificado A3) deve ser observado com cuidado.
Acompanhe o artigo para saber em mais detalhes o que ocorre quando o certificado digital vence e como renovar o seu!
Tão importante quanto a nota fiscal eletrônica (NF-e), o certificado digital funciona como uma assinatura nos meios digitais, capaz de habilitar e autenticar notas e documentos, garantindo maior segurança tanto para você quanto para os seus clientes.
Desse modo, é natural prever que ele precisa estar sempre com a validade em dia para que possa cumprir o seu papel em assinaturas digitais.
Conheça as principais consequências de ter um certificado digital vencido.
Para conseguir emitir notas fiscais eletrônicas, é obrigatória a presença de um certificado digital. Afinal, é necessário assinar a nota para que ela se torne um documento válido perante o Fisco.
Ao tentar fazer a operação sem o certificado, o documento muito provavelmente será rejeitado pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ), assim que o aviso de emissão for feito. O resultado? Documentos inválidos e a promessa de problemas com os órgãos reguladores.
Quer entender em mais detalhes a relação entre os certificados digitais e as notas fiscais eletrônicas? Então não deixe de conferir este artigo do Blog:
O que é certificado digital e qual a sua relação com notas fiscais?
Não são só as notas fiscais eletrônicas que precisam de assinatura para serem válidas: as declarações de Imposto de Renda para a Receita Federal e a assinatura geral de documentos fiscais e contábeis também precisam.
Em todos esses casos, atrasos podem resultar em multas e até sanções maiores, capazes de fechar as portas da sua empresa.
e-CAC, Receitanet, Caged (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados), ComprasNET, Siscomex e SPED são alguns dos portais que passam a limitar o seu acesso ou uso, caso esteja sem certificado digital válido.
Todos eles regulam atividades importantes, pelo próprio próprio Governo Federal, limitando o seu negócio de checagens ou ações imprescindíveis.
Imagine o caos que pode vivenciar uma empresa que, nos dias atuais, não consegue realizar suas transações bancárias de forma online?
Pois esta é mais uma consequência prevista àqueles que descuidam da validade do seu certificado digital. Sites dos próprios bancos tendem a condicionar inúmeras operações online mediante a presença de certificado digital – uma forma de minimizar a tentativa de fraudes financeiras.
Caso você tenha empregados na sua empresa, a liberação do seguro desemprego e FGTS só poderão ser realizadas mediante a assinatura com certificado digital. Da mesma forma, a contratação de um novo funcionário também exige a certificação em dia.
De outro modo, o processo fica suspenso até que a situação seja regularizada. Esse é apenas um exemplo a nível de gestão de pessoas, mas seria possível incluir muitas outras atividades internas que seriam travadas pela ausência de certificado digital e pela indisponibilidade de inúmeros portais do governo à empresa.
Não existe prazo limite. Uma vez que o certificado esteja vencido, ele parará automaticamente de funcionar e poderá impactar em todos os pontos que listamos acima.
Para evitar repercussões negativas para o seu negócio, o tempo médio de antecedência para solicitação de um novo certificado digital costuma ficar entre 30 e 45 dias antes da data do vencimento. Assim, você tem a segurança de que todos os processos serão cumpridos a tempo e de que nenhuma atividade terá de ser interrompida.
Lembre-se de checar a data de vencimento do seu certificado (que pode ser de um 1 ano a 3 anos) para se programar devidamente.
Mas e se você se descuidou e deixou de renovar o seu certificado digital? A recomendação então é contatar o mais rápido possível uma Autoridade Certificadora e emitir um novo documento. A seguir você confere como fazer.
O processo para realizar a solicitação é simples e pode ser feito totalmente online com a DIGISAN. Confira o passo a passo abaixo:
Ainda tem alguma dúvida sobre o processo de renovação? Confira um passo a passo simples e rápido neste artigo: Como renovar um certificado digital?
Em geral, a emissão de um novo certificado digital demora, no máximo, 3 dias, a contar da data de negociação com a certificadora credenciada. Isso especialmente quando se trata de modelos de arquivos digitais (certificado digital A1, por exemplo).
Uma vez que tenha feito a solicitação do seu novo certificado digital, cheque sobre a agenda da certificadora para a realização de videoconferência ou, se feito de maneira presencial, sobre a agenda mais próxima para essa entrevista.
Concluído esse processo de validação do seu certificado, você já deve receber um retorno sobre ele no mesmo dia ou no dia seguinte.
Há 12 tipos de certificado digital e, a depender do seu negócio, você pode precisar de mais de um; mas o principal deles é o certificado digital tipo A. Nesse caso, temos o certificado A1 (arquivo digital com validade de um ano) e o certificado A3 (arquivo físico com validade de três anos).
Só pelo tempo de validade do certificado, muitos empresários tendem a concluir que o certificado A3 possui melhor custo benefício.
No entanto, vale destacar: por se tratar de um arquivo físico (em forma de token, pendrive ou cartão chip), o certificado A3 não pode ser usado em mais de um equipamento simultaneamente, está sujeito a perda ou roubo, demanda leitora específica, e acaba sendo um pouco mais complexo de usar, especialmente para a dinâmica de pequenas empresas.
Leia mais sobre os modelos de certificado aqui: Quais são os tipos de certificados digitais e como emitir o meu?
Naturalmente, cada perfil de negócio será mais beneficiado por um modelo específico. Para checar a melhor opção para você, solicite a avaliação de um especialista da Digisan aqui. Basta preencher o seu contato ou ir direto ao botão do WhatsApp para nos acionar!
Neste artigo você pôde conferir o que ocorre quando o certificado digital vence e as consequências disso para o seu negócio. Viu também como é simples realizar a renovação do seu certificado digital com a DIGISAN.
Então, caso precise renovar (ou criar) o seu certificado digital, não perca tempo procurando e venha direto para a DIGISAN. Somos referência em soluções tecnológicas, oferecendo diversos serviços, como certificação digital, emissor de notas fiscais, parcerias com contadores, entre outros.
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